Самые эффективные способы контроля работы сотрудников

Любой руководитель хочет знать, что происходит в его предприятии. Он заинтересован в том, чтобы сотрудники следовали нормам трудовой дисциплины, целям организации, добросовестно выполняли свои обязанности, качественно обслуживали клиентов, не совершали нарушений и хищений, ошибок и злонамеренных действий, которые смогут повредить достижению целей организации. Для того, чтобы следить за этим, в современном деловом мире широко внедряются разнообразные методы контроля. Это не удивительно, ведь контроль — это одна из пяти основных функций менеджмента. С помощью контроля предприниматели и руководители борются с неопределенностью ситуации: результаты контроля помогают эффективно учитывать факторы внешней среды и влиять на внутреннюю среду предприятия, а также не допускать кризисных ситуаций.

Кроме того, имеются законодательные требования, которые зависят от сферы, в которой работает организация. Основные требования касаются выполнения трудового и налогового законодательства. Но есть и специальные требования, которые относятся к финансовым организациям, объектам критической инфраструктуры, особо охраняемым объектам и т. д. Руководители не могут оставить на самотек обеспечение соответствию законодательству, и внедряют методы контроля, которые помогают его обеспечить.

Контроль имеет и мотивационное значение. Добросовестные сотрудники, видя внимание к результатам своего труда, получают стимул к их улучшению, недобросовестные, видя, что нарушения не остаются безнаказанными, стараются быть более внимательными и ответственными. А организация заинтересована в том, чтобы в ней работало больше добросовестных сотрудников, а недобросовестных не было совсем.

Целями контроля могут быть:

В сущности, контроль сводится к двум целям: не допускать непродуктивных действий и добиться совершения продуктивных. Если рассматривать внутреннюю среду организации, то к непродуктивным действиям мы можем отнести как невыполнение сотрудниками своих обязанностей, так и совершение ими поступков, которые могут причинить ущерб организации. Целью контроля во втором случае является обнаружение вредных действий до того, как они получили развитие и нанесли вред достижению целей предприятия.

Есть несколько способов контролировать сотрудников, основные из которых — словесный, документальный и технический. К словесным способам относятся разнообразные обсуждения состояния дел между начальником и подчиненным: начиная с вопросов «Как обстоят дела с той или иной задачей?» до разнообразных планерок, совещаний, собраний и других форм, принятых в организациях. Но, как правило, словесный контроль достаточен только как промежуточная мера, он является дополнительным к документальному — разнообразным отчетам, сводным таблицам, диаграммам. В сущности, словесный отчет всегда требует документального подтверждения. Однако не следует увлекаться отчетами, их составление не должно занимать существенную часть рабочего времени сотрудников. Да и руководителям сложно воспринимать многостраничные документы. Здесь нужно руководствоваться принципом необходимости и достаточности.

Организации внедряют разнообразные дополнительные инструменты контроля, которые помогают видеть общую картину: «тайный покупатель», соревнования между подразделениями, прослушивание звонков, мотивационная доска, аттестация и пр.

О технических способах контроля сотрудников:

CRM-системы  — распространенный вариант для организаций, который фиксирует распределение задач, их выполнение, совместную работу над проектами и пр. Некоторые CRM-системы фиксируют выполнение некоторых KPI (количество звонков, отправленных писем, встреч), приход и уход сотрудников, сохраняет запись звонков. Но часто выполнение задач отображается так, как его заносит сотрудник, и не отображается распределение рабочего времени, количество перерывов, нецелевое использование рабочего времени. К плюсам этого решения можно отнести тот факт, что определенная статистика аккумулируется программой без участия сотрудника. Иногда CRM интегрируются с программами бухучета., тогда они становятся еще более информативными.

Видеонаблюдение — дорогой и технически сложный инструмент, но необходимый в тех случаях, когда речь идет о сохранности материальных ценностей. К минусам его относится тот факт, что не всегда бывает легко найти нужный эпизод на записи, да и возможности хранения видеозаписей у компаний ограничены.

Системы контроля доступа и биометрические терминалы являются автоматическими контрольными системами, которые препятствуют прохождению посторонних и фиксируют передвижение каждого сотрудника по территории предприятия. В их функции входит блокирование для определенных категорий сотрудников входа в зоны ограниченного доступа.

GPS позволяют мониторить нахождение удаленных сотрудников: водителей, экспедиторов, курьеров, иногда торговых представителей. Для этого они обязаны носить с собой специальные трекеры или планшеты. Это эффективные системы для организаций, сфера деятельности которых связана с доставкой и перевозками, обслуживанием клиентов на определенной территории. Они позволяют контролировать расход топлива, целевое использование транспортных средств, маршруты передвижения сотрудников и пр.

Системы мониторинга действий пользователей и событий системы — универсальный инструмент, позволяющий сочетать функции некоторых других систем контроля и интегрироваться с ними. Эти системы в состоянии не только фиксировать приход и уход сотрудников, но и детализировать, в каких программах работал сотрудник, какие сайты посещал, с какими файлами работал. В случае необходимости такие системы могут вести видеозапись рабочего стола и осуществлять полный контроль работы сотрудников. Такой подход позволяет не только контролировать производственную дисциплину, но и обеспечивать внутреннюю информационную безопасность. Собранная информация выгружается в виде разнообразных отчетов.

К таким системам относится программный комплекс StaffCop Enterprise. Одна из его основных функций — мониторинг действий сотрудников за рабочими компьютерами: сетевой активности, трудовой дисциплины, работы в офисных программах. Это хороший помощник топ-менеджмента, линейных руководителей, HR-подразделения, службы безопасности.

StaffCop Enterprise

Программа контролирует трудовую дисциплину в организации: фиксирует не только нахождение сотрудников на рабочем месте, но и его активность (движения мышкой, нажатие клавиш на клавиатуре). В результате в системе StaffCop формируется отчет, который содержит время прихода и ухода каждого сотрудника, время перерыва, простои, опоздания и переработки, активное время, проведенное за компьютером. Можно выявить самых дисциплинированных и самых недисциплинированных сотрудников.

Модуль «Контроль сетевой активности» собирает полную информацию о действиях пользователей в сети. При настройке программы все программные приложения и наиболее посещаемые сайты маркируются как продуктивные и непродуктивные, соответственно, собирается статистика продуктивности сотрудников на рабочих местах. Данные можно группировать по отделам и подразделениям. Можно вывести отчет о наиболее посещаемых сайтах, заблокировать посещение определенных сетевых ресурсов. Блокировки могут быть индивидуальные и групповые.

В комплексе StaffCop имеется модуль «Файловый контроль», который собирает информацию о работе сотрудников с файлами. В обычном режиме программа снимает теневые копии с файлов, пересекающих контур информационной безопасности: отправляемых по почте, закачиваемых на интернет-ресурсы и копируемых на съёмные носители. Для конфиденциальной информации доступна функция «Особый контроль». Файлы, подлежащие особому контролю, помечаются цифровой меткой, и после этого фиксируются все операции с ними: открытие, изменение, копирование, перемещение, вывод на печать, при этом указывается, кто и когда совершил операцию. Для файлов с цифровыми метками доступна функция блокировки, не допускающая совершать с ними определенные действия, например, отправление по почте или изменение.

StaffCop также позволяет контролировать выполнение сотрудниками KPI, переписку, вывод файлов на печать, формирует скриншоты и на их основе ведет запись видео рабочего стола. В случае совершения сотрудниками неправомочных действий программа формирует оповещение.

На основании всей собранной информации в системе формируются отчеты и диаграммы, которые выдают статистику в удобной для восприятия форме и в короткие сроки. Руководитель или сотрудник HR-подразделения может сам задавать форму отчета, исходя из своих задач. Возможна интеграция программы с CRM и другими средствами управленческой автоматизации.

StaffCop Enterprise

Система работает в скрытом режиме: пользователь не видит ее работу. Но в целях соблюдения этических норм и трудового законодательства необходимо поставить сотрудников в известность, что их действия могут контролироваться. И, конечно, для эффективного функционирования системы контроля сотрудники должны понимать, что придется нести ответственность за нарушения трудовой дисциплины и другие неблаговидные действия. Они будут более терпимо относиться к контролю, если будут видеть, что его последствия — не только штрафы и наказания, но и поощрения за хорошие результаты, более разумные бизнес-процессы и т. д.

Контроль сотрудников эффективен только тогда, когда он функционирует не эпизодически, а постоянно. С помощью программного комплекса StaffCop вы можете быть уверены, что контрольная функция выполняется.