Корпоративный тайм-менеджмент: что это, принципы, способы внедрения

Содержание

• Что такое тайм-менеджмент
• Зачем нужен корпоративный тайм-менеджмент
• Преимущества тайм-менеджмента для сотрудников
• Принципы корпоративного тайм-менеджмента
• Способы внедрения корпоративного тайм-менеджмента
• Автоматический учет рабочего времени
• Заключение

Что такое тайм-менеджмент

Тайм-менеджмент (англ. time managment — управление временем) — это методы и инструменты организации времени. Они помогают планировать дела, выполнять поставленные задачи в срок, повышают личную производительность без ущерба для сна и нервных клеток. Управление временем помогает оценивать важность дел, правильно распределять силы, уделять меньше внимания рутинным задачам и больше — делам с высоким приоритетом.

Тайм-менеджмент можно использовать в разных сферах жизни: в учебе, хобби, работе. Умение рассчитывать нагрузку и планировать свое время — это навык будущего, который полезен даже школьникам. А менеджерам продаж, HR­-специалистам, руководителям без навыков тайм-менеджмента будет трудно справляться со своими должностными обязанностями.

Зачем нужен корпоративный тайм-менеджмент

Корпоративный тайм-менеджмент помогает оптимизировать рабочие часы, ставить цели, управлять процессами. Внедрив тайм-менеджмент на предприятии, вы научите сотрудников рационально использовать рабочее время, расставлять приоритеты, достигать больших результатов, соблюдать дедлайны.

На деятельность любой компании влияют ее ресурсы, применение технологий, маркетинг, имидж. Однако, без продуктивного коллектива, умеющего выполнять задачи в обозначенных временных рамках, компания вряд ли добьется успеха. Соблюдение правил корпоративного тайм-менеджмента помогает персоналу работать рационально, больше успевать за день, но при этом не перерабатывать.

Для компаний становится нормой постоянно корректировать бизнес-процессы. Разрабатываются новые продукты, осваиваются новые ниши, системы управления, инструменты. У специалистов, топ-менеджеров растет количество и объем задач, нужно успевать больше в прежних временных рамках.

При расширении компании у сотрудников растет число полномочий. Им нужно планировать свою работу, принимать больше решений и делать это быстро. Внедрение системы корпоративного тайм-менеджмента помогает нормализовать рабочую обстановку, снизить количество стресса, дает компании работоспособных и продуктивных сотрудников.

Преимущества тайм-менеджмента для сотрудников

Тайм-менеджмент на предприятии помогает лучше работать в краткосрочной перспективе, планировать дела и ставить цели на день, неделю, квартал и даже год. Хорошо влияет на карьеру, уровень удовлетворенности работой, личную и командную продуктивность. К другим преимуществам относятся:

Выполнение работы в срок. Корпоративный тайм-менеджмент помогает сотрудникам соблюдать сроки, что особенно важно, когда речь идет о взаимодействии с клиентами и имидже компании.

Повышение продуктивности. Тайм-менеджмент помогает определить степень важности, порядок работы над задачами и в какие сроки они будут закончены. Сначала сотрудники занимаются делами с высоким приоритетом, затем приступают к менее важным. Следование принципу важности повышает личную производительность и командную работу, улучшает атмосферу в коллективе.

Уменьшение уровня стресса. Когда у сотрудника много задач, а он не успевает выполнить их в срок, автоматически растет уровень стресса. Это плохо влияет на психологическое и физическое здоровье. Корпоративный тайм-менеджмент помогает избавиться от таких ситуаций, сохранить здоровье, стабилизировать эмоциональный фон сотрудника.

Улучшение качества работы. Соблюдение правил тайм-менеджмента помогает улучшить качество работы и принимаемых решений. Работая без спешки и авралов, персонал не допускает ошибок, принимает обдуманные решения, эффективнее справляется со своими задачами, соблюдает дедлайны.

Достижение баланса между работой и личной жизнью. Когда сотрудники понимают ценность времени и как использовать его продуктивно, они перестают перерабатывать. Это хорошо сказывается на самочувствии, снижает риск эмоционального и профессионального выгорания. Находясь в состоянии гармонии, работник решает задачи в срок, находит время и для работы, и для отдыха. В результате улучшается качество жизни и работы.

Принципы корпоративного тайм-менеджмента

Компании для результативной работы нужны конкретные правила управления временем. Правила основаны на следующих принципах:

Цель. Работнику нужно понимать, какого результата вы ждете. Чем точнее сформулирована цель, тем лучше будет решена задача.

Расстановка приоритетов. При планировании работы дела ранжируются по степени важности. Первыми идут самые важные и срочные задачи, последними — несрочные и неважные, практически не влияющие на рабочий процесс. Их можно отложить или вовсе отказаться от выполнения.

Поэтапное решение задач. Дела, которые потребуют много времени, лучше делить на несколько этапов — «поедать слона по кусочкам». Задача перестает казаться невыполнимой, появляется понимание, сколько времени потребуется на ее решение. Часть подзадач можно делегировать.

Дисциплина. Дисциплина — главное качество организованного и эффективного сотрудника. Каждый работник должен выполнять служебные обязанности, не отвлекаясь на другие дела. В основе принципа лежит правило «Не хочу, но все равно сделаю».

Отдых. После любой работы нужно отдыхать, иначе не избежать переутомления и снижения продуктивности. Чтобы сотрудники не работали на износ и оставались эффективными весь день, организуйте несколько дополнительных перерывов.

Борьба с тем, что отнимает время. Использовать рабочие часы максимально рационально можно, избавившись от хронофагов, — «пожирателей времени». К хронофагам относится все, что отвлекает работников от выполнения служебных обязанностей. Бывают одушевленные хронофаги (разговорчивые коллеги или клиенты, знакомые с несрочными звонками) и неодушевленные (компьютерные игры, сериалы, беспорядок на рабочем столе).

Способы внедрения корпоративного тайм-менеджмента

Внедрить систему корпоративного тайм-менеджмента на предприятии можно одним из трех способов:

Традиционный способ — реализация через руководителя. Руководитель изучает систему управления временем на предприятии, использует инструменты тайм-менеджмента в своей работе. Оценив и выбрав наилучшие техники, обучает персонал.

Альтернативный — система тайм-менеджмента внедряется снизу. Сотрудники, ощущая нехватку времени, изучают персональный и командный тайм менеджмент. Для этого они обращаются к информации из открытых источников (книги, интернет) либо проходят обучение на курсах. Полученные знания используют для планирования и организации рабочего процесса.

Современный способ — наиболее эффективный. Для внедрения системы управления временем руководитель приглашает стороннего эксперта, тайм-менеджера. Специалист подбирает техники тайм-менеджмента, опираясь на бизнес-процессы и возможности компании, цели и задачи коллектива. Проводит мастер-классы, дает рекомендации, составляет хронометраж работ.

Автоматический учет рабочего времени

Наверняка многим знакома ситуация, когда запланированный 10-минутный перерыв вдруг растянулся на час и больше. Системы автоматического учета рабочего времени позволяют избегать таких ситуаций. Программное обеспечение помогает сосредоточиться на делах, повысить продуктивность, проанализировать, как и на что уходят рабочие часы.

Для учета рабочего времени сотрудников можно использовать CrocoTime, Kickidler, Bitcop, Shtab и другие. Системы мониторинга покажут реальную картину использования рабочих часов: когда сотрудники начинают и заканчивают работать, сколько часов тратят на выполнение дел. Тайм-трекеры делают скриншоты экрана, сохраняют сайты и программы, которые работники открывали в течение дня, формируют отчеты по хронометражу дня, степени занятости. Системы учета рабочего времени помогают сохранить мотивацию и дисциплинированность персонала, оптимизировать рабочие процессы.

Как улучшить управление временем на работе

Любой сотрудник, независимо от занимаемой должности, может оказаться в ситуации, когда нарушаются его планы. Различные исследования показывают, что чаще всего сдать работу в срок не дают собрания, затем идут спонтанные встречи, сортировка электронной почты, громкие разговоры коллег, чтение новостной ленты. С помощью приемов тайм-менеджмента можно адаптировать распорядок дня к любым условиям и свести к минимуму влияние отвлекающих факторов.

Отслеживание своего времени

Контроль рабочего времени помогает работникам понять, чем именно они заняты в течение дня, какие дела отнимают больше всего времени. Такой подход помогает выставить приоритеты при составлении плана на день, вовремя выполнить важные и сложные дела.

Для отслеживания продуктивности идеально подходят программы учета рабочего времени, о которых мы писали чуть выше. С их помощью сотрудники могут оценить свою эффективность, узнать, сколько времени уходит на разные задачи, выявить проблемные места, требующие оптимизации.

Поиск продуктивного времени

Никто не работает весь день с одинаковой продуктивностью, у каждого человека существуют суточные колебания активности — циркадный ритм. Считается, что пиковый уровень активности приходится на утренние часы: отдохнувший организм легче справляется со сложными задачами. Но есть люди, у которых пиковый период активности приходится на более поздние часы.

Для определения своего пикового времени работник в течение 1-3 недель нужно на протяжении дня фиксировать показатели концентрации, энергии и мотивации. Определив часы наибольшей энергии, сотрудник сможет составить оптимальный рабочий график. Периоды наибольшей активности нужно выделить для решения сложных задач, принятия решений, поиска ответов. Выполнение рутинных дел можно оставить для периодов с меньшей активностью.

Приложения для тайм-менеджмента

Приложения для управления временем помогают сосредоточиться на главном, не отвлекаться от рабочих задач. Можно попробовать тайм-трекеры, To-do менеджеры, программы для оценки эффективности:

Forest — мобильное приложение, которое помогает не отвлекаться на смартфон. Устанавливая таймер, сотрудник сажает виртуальное дерево. Пока он сосредоточен на работе и не запускает на смартфоне другие приложения, дерево растет. Но стоит зайти в соцсети, запустить браузер или приложение из черного списка, дерево погибнет.

Различные варианты Tomato Timers — есть для ПК и смартфонов. Таймеры основаны на технике Pomodoro, позволяют добавлять задачи, настраивать интервалы работы и отдыха. В некоторых программах можно выращивать деревья, комментировать выполнение работы.

Календарь — приложение помогает распределить задачи по дням и часам. Можно настроить напоминания, в некоторых приложениях доступна функция добавления заметок. Подходит для личных и корпоративных целей.

Как управлять временем

Освоить корпоративный тайм-менеджмент можно разными способами. Мы рекомендуем начать с 1-2, которые кажутся наиболее понятными, простыми и подходящими для вашей компании. Когда они станут частью жизни сотрудников, можно внедрить еще несколько способов планирования рабочего дня.

Расстановка приоритетов

Решающий фактор управления временем на предприятии — расстановка приоритетов в делах. Здесь нужно изучить список дел, выбрать основные и расположить их по важности. После этого можно планировать рабочий день. Хорошо в этом помогает матрица Эйзенхауэра:

• важные и срочные дела стоит делать в первую очередь;
• несрочные, но важные запланировать на ближайшее время;
• срочные, но не очень важные дела можно делегировать;
• задачи с низкой важностью и срочностью можно поручить коллеге или отложить.

Правило 80-20

Правило 80-20 или закон Парето базируется на принципе, что 20% усилий дают 80% результата. Если работу разделить на этапы, закон Парето покажет, какой из них больше всего влияет на общую производительность сотрудника.

В тайм-менеджменте закон Парето применяют для определения наиболее важных задач и результата, который даст выполнение каждой из них. При составлении расписания сотрудник в первую очередь должен планировать дела с наибольшим охватом.

Отказ от незначительных задач

Задачи, не несущие заметной пользы, можно удалить из рабочего плана. Определить значимость задач поможет ежедневный анализ занятости. При расстановке приоритетов нужно обратить внимание на дела, которые постоянно оказываются в конце списка, переносятся на следующий день. Сотрудники должны честно ответить себе, действительно ли эти дела нужно сделать. Если нет, то удалить их из плана, оставив время для более важных задач.

Делегирование

Навык делегирования важен для специалистов любого уровня. Работая в команде, часть дел можно передать коллеге или отдать на аутсорсинг. Передача части задач полезна для всех участников процесса: у одного сотрудника освободится время для выполнения других задач, другой попробует делать что-то новое.

Делегируя задачи, сотрудник должен убедиться, что выбрал подходящего человека: ответственного, с необходимыми навыками и свободным временем. Выполнение переданного дела лучше контролировать. Это поможет избежать неприятных сюрпризов.

Утро — для самой важной задачи

Самую сложную задачу лучше планировать на начало рабочего дня. Выполнив утром трудоемкую и важную задачу, сотрудник почувствует уверенность и к оставшимся делам приступит в приподнятом настроении.

Обязательный отдых между задачами

Это может показаться нелогичным, особенно для работников с плотным графиком. Однако выполнение нескольких дел без перерыва на отдых снижает продуктивность, мотивацию. Делая 15-минутный перерыв каждые полтора-два часа, сотрудник будет дольше сохранять сосредоточенность и продуктивность.

Планировать сегодня, делать завтра

Предложите персоналу в конце рабочего дня составлять список дел на завтра. Это сохранит силы для будущих задач, поможет без спешки распределить нагрузку. Многим людям приятнее начинать день с решения задач, а не с расстановки приоритетов в делах. Планирование с вечера дает время обдумать важность дел, возможно, утром некоторые из них окажутся незначительными и их можно будет перенести. Помимо рабочих задач в список дел надо добавить перерывы на отдых.

Порядок на рабочем месте

Порядок в рабочем пространстве сильно влияет на продуктивность. Чистый рабочий стол, папки для бумаг, нуждающихся в систематизации, собранные в одном месте канцелярские принадлежности помогают не отвлекаться от работы. Дополнительно можно навести порядок на рабочем столе компьютера. Если сотрудник привык сохранять файлы на рабочий стол, посоветуйте завести для них отдельную папку, чтобы не загромождать экран.

«Нет» многозадачности

Возможно, вас это удивит, но многозадачность не существует. Сотрудники, работающие в режиме многозадачности, на самом деле переключаются между делами, а не выполняют их одновременно. Это снижает производительность и увеличивает уровень стресса. Выполняя одно дело в указанное для него время, сотрудник будет успевать больше, улучшится качество работы.

Заключение

Корпоративный тайм-менеджмент — важный элемент продуктивности сотрудников и возможность для компании выйти на новый этап развития. Грамотное планирование снижает риски нарушения сроков выполнения работ, репутационных и финансовых потерь, повышает личную эффективность персонала. Если вы до сих пор сомневаетесь, нужно ли внедрять систему управления временем на предприятии, ответ один — стоит. Особенно, если хотите развивать компанию.