Как заставить сотрудников работать эффективнее

Если спросить любого руководителя, какие цели он перед собой ставит, то среди них обязательно будет повышение работы сотрудников. Всегда есть желаемый уровень продуктивности компании и отдела и имеющийся уровень, который отличается от желаемого, и это не 10–20%. Руководители хотят, чтобы их указания выполнялись неукоснительно, сотрудники проявляли инициативу, трудовое рвение, удивляли его своей продуктивностью и прорывными идеями. Часто руководители сравнивают сотрудников с собой и считают, что если сам руководитель может работать качественно и продуктивно, то ничего не мешает и сотрудникам работать так же, нужно только найти идеального. Есть и другая крайность: руководители, разочаровавшись в человечестве, не ждут ничего хорошего от сотрудников и только ужесточают штрафы, в результате получают текучку. Как же организовать работу так, чтобы сотрудники работали эффективно, при этом чтобы эффективность держалась не на палочном методе?

Для начала определимся, что такое эффективность. Как мы можем понять, работает человек с полной отдачей или способен на большее? Следует разграничивать понятия нормы и личной эффективности. Норма — это некий усредненный показатель, являющийся приемлемым для любого сотрудника той или иной должности. Разумеется, речь идет о массовых профессиях, таких, как менеджер по продажам или сотрудник, результат которого определяется количеством сделанных за день операций, изделий и пр. Но способности людей разные, и для кого-то средний показатель легко достижим, а для другого дается сильным напряжением. В таких случаях устанавливают разные уровни производительности и увязывают материальную мотивацию со степенью выполнения нормативного показателя. Но есть много профессий, для которых сложно определить такой показатель. И тогда нужно исходить из задач, стоящих перед подразделением или перед конкретным сотрудником и от того, прилагает ли сотрудник все силы для их достижения.

На эффективность работы сотрудника влияют несколько факторов:

• Соответствие способностей сотрудника задачам, которые перед ним ставятся. Если сотрудник творческий, то нужно учитывать эту специфику его личности и предлагать ему творческую работу. Малокоммуникабельный человек будет плохо справляться с задачами, требующими общения и т. д. Компетенции сотрудников и соответствие их той или иной должности — отдельная задача, которую вполне успешно решает квалифицированный менеджер по подбору персонала.
• Понимание сотрудником целей компании, ее места на рынке и как успех компании зависит от его личного вклада, структуры компании, функций различных подразделений.
• Ясное понимание сотрудником своих задач, чего конкретно от него ждут, каковы критерии успешности.
• Комфорт на рабочем месте, уровень шума, наличие всего необходимого. Уровень комфорта для разных людей также может быть разным. То, что обязательно для одного, безразлично для другого. Иногда человек может не отдавать себе отчет в том, что на него плохо влияет, например, рабочее пространство open space или невозможность делать перерывы, кроме перерыва на обед.
• Хорошие отношения в коллективе. Во время становления бизнес-культуры в России некоторые компании не поощряли дружеских отношений между сотрудниками. Но практика показала, что такие эксперименты чреваты текучестью кадров, а в дружеской атмосфере работается лучше.
• Мотивация. Сотрудник должен понимать, что он получит за то, что 8 часов в день (а с дорогой и больше) отдает работе. Есть разнообразные факторы, которые мотивируют сотрудников. И нужно понимать, что для каждого человека этот набор разный. Основные факторы мотивации: денежное вознаграждение, развитие и обучение, уважение, работа в коллективе, желание заниматься определенным делом, работа в уважаемой компании и пр.

Вот основные способы повышения индивидуальной эффективности сотрудников.

• Грамотная постановка задачи. Задача, которая ставится перед сотрудником, должна быть ему по силам, он должен быть готов ее выполнить и должен понимать, как его часть работы влияет на достижение целей подразделения и всей компании.
• Доверие. Когда компания доверяет своим сотрудникам и советуется с ними по поводу выполнения той или иной задачи, это также может мотивировать их на высокие результаты.
• Вдохновляющая задача. Иногда на сотрудников мобилизующе влияют высокие, амбициозные цели, которые являются вызовом для них.
• Контроль. Жесткий контроль может быть отталкивающим фактором, так же, как и низкий уровень контроля, который сотрудниками может восприниматься как свидетельство неважности и ненужности своей работы. Но наличие контроля обязательно, и иногда сам факт того, что работа контролируется, мотивирует сотрудников проявлять себя с лучшей стороны.
• Ответственность. Каждый сотрудник должен понимать, где его область ответственности и какие будут последствия в случае, если он не будет справляться со своими обязанностями.
• Поощрение. Сотрудники должны знать не только отрицательные, но и положительные последствия хорошей работы. Невнимание к выдающимся результатам приводит к тому, что сотрудники делают только необходимое. Поощрения могут быть разными: начиная от благодарности на глазах всего коллектива и заканчивая ценными бонусами. Но в любом случае поощрение не должно быть формальным, иначе оно не будет иметь мотивирующего эффекта. Особенно ценится сотрудниками, когда поощрение носит личный характер.
• Понимание карьерных перспектив. Когда сотрудники понимают, от чего зависит их карьерный рост, они готовы прикладывать силы к более быстрому продвижению, что сказывается на эффективности.
• Обучение. Если сотрудники получают инструменты повышения эффективности в виде новых знаний, они с удовольствием используют их на благо своё и компании.
• Установление индивидуального графика. Возможность сдвинуть начало рабочего дня или установить неполную рабочую неделю в соответствии с личными обстоятельствами воспринимается сотрудником как внимание к его запросам и может способствовать повышению производительности труда.
• Возможность исправить ошибку. Если сотруднику указали на ошибку и есть возможность ее исправить, то стоит позволить ему попытаться реабилитироваться, прежде чем накладывать взыскание. Как правило, сотрудники стараются исправить ситуацию и ценят такое доверие.

Что касается методов повышения эффективности, которые повлияют на весь коллектив сразу, то это могут быть такие инструменты:

• Соревнование. Когда объявляются критерии, понятные для всех, и предполагаются мотивирующие призы, весь коллектив включается в соревнование, которое при правильной организации не только повышает эффективность, но и оздоравливает моральный климат в коллективе.
• Снижение уровня стресса, удаление демотивирующих факторов. Таким фактором может быть сотрудник, который плохо влияет на моральный климат, обилие отчетов, слишком жесткий контроль, сложная процедура согласования, «лишний» руководитель, чрезмерное количество обслуживающего персонала, нерегулярность зарплат и т. п.
• Внедрение корпоративных стандартов. Когда руководство декларирует, что является приемлемым и желательным, а что запрещено, чтобы сотрудники не строили догадки насчет критериев оценки их работы, это всегда хорошо сказывается на дисциплине, а следовательно, и на эффективности.
• Оптимизация распределения нагрузки. Когда сотрудники видят, что один перегружен, а другой бездельничает, это плохо влияет на климат в коллективе. При малейшем подозрении на такой дисбаланс нужно проводить пересмотр обязанностей сотрудников.
• Коллективные формы поощрения. Например, за достижение компанией высоких результатов за период руководство может организовать внеочередной выезд на природу.
• Упорядочивание документооборота. Внедрение разумных регламентов, должностных инструкций, режима коммерческой тайны устраняют недопонимание сотрудниками процедур компании и приводит к увеличению эффективности.
• Внедрение системы учета рабочего времени. Как мы уже отмечали, сам факт контроля (но не чрезмерного) позитивно действует на коллектив и исключает 90% нарушений.
• Прозрачная, работающая система бонусов. Если в организации сложная система расчета зарплаты, настолько, что сотрудники не понимают, как они могут заработать больше, это разлагающе действует на производительность и трудовую дисциплину. И наоборот, если сотрудники понимают, как они могут повлиять на размер своей зарплаты, и их ожидания оправдываются, то эффективность труда возрастает.
• Проведение аттестаций персонала. Это хорошее дополнение к системе обучения. Если после обучения и последующей аттестации сотрудник получает повышение оклада или новую должность, то он будет прикладывать усилия для получения новых навыков.
• Справедливые взыскания. Как ни странно, но это также хороший инструмент повышения эффективности труда. Коллектив должен понимать, что некачественное выполнение своих обязанностей неизбежно приводит ко взысканию.
• Обновление оборудования, улучшения условий труда, размещение кофейного автомата, другие улучшения бытовых условий имеют разовый эффект. Поэтому небольшие улучшения следует периодически практиковать.
• Размещение в рабочем помещении ящика для обращений к руководству, в который можно отправлять как именные, так и анонимные сообщения. Иногда такой способ помогает предотвратить конфликт или выявить фактор, влияющий на эффективность работы. Сотрудники не всегда готовы выносить свои предложения гласно, иногда комфортнее предложить идею анонимно, чтобы при положительной реакции назвать себя. Также это удобный способ выявления демотивирующих факторов.
• Соцсети как возможность выпустить пар. Некоторые компании категорически запрещают пользоваться соцсетями во время работы. Но если сотрудники в целом адекватны, то они не будут злоупотреблять непродуктивными видами деятельности, а возможность ненадолго переключиться поможет справиться с напряженным темпом работ.

Программный комплекс Staffcop Enterprise для контроля действий пользователей и событий системы может существенно помочь руководителям в нелегком деле повышения эффективности работы сотрудников.

Учет рабочего времени. Как мы уже отмечали, факт контроля способствует снижению количества нарушений. Система Staffcop регистрирует приходы и уходы сотрудников, опоздания, переработки, длительность и количество перерывов. Фиксируется работа в программных приложениях и на сайтах. Одни приложения и сайты маркируются как продуктивные, другие — как непродуктивные. Приложения и сайты, никак не маркированные, попадают в разряд нейтральных. Чем лучше настроена система, тем меньше количество нейтральных приложений и сайтов. Нахождение сотрудника за компьютером отслеживается по маркерам активности, которыми являются движения мышкой и нажатия на клавиши клавиатуры. На результирующем ленточном графике видны промежутки, занятые разными видами деятельности и простои. Можно смотреть индивидуальные графики каждого сотрудника, а можно группировать их по подразделениям. По прошествии определенного периода можно получить статистику наиболее часто опаздывающих сотрудников и наиболее опаздывающего подразделения. Также программа фиксирует переработки и дает возможность точно определить их количество.

Распределение нагрузки между сотрудниками. Система Staffcop фиксирует не только переработки, но и движение информации внутри компании. Можно увидеть затыки электронного документооборота, выполнение KPI, лишние процедуры. Таким образом, система позволяет видеть наиболее перегруженных сотрудников и на основании этой информации оптимизировать бизнес-процессы.

В системе Staffcop реализован контроль мессенджеров и сквозной поиск по ключевым словам. Настройка на «конфликтные» слова позволяет вычленить общение сотрудников «на повышенных тонах», что может быть основанием для дальнейшего разбирательства. За этим может таиться конфликт или халатное отношение к своим обязанностям, а также нарушение корпоративных стандартов поведения и общения с клиентами. С помощью этого механизма можно также контролировать качество обслуживания клиентов.

Контроль рабочего времени с помощью Staffcop удобно настраивается, отчеты быстро формируются и выдаются, статистика выдается в наглядном виде, который, к тому же, можно выбирать. Гибкие настройки позволяют вводить индивидуальные критерии и компоновать результаты исходя из текущих задач.

Повышение эффективности труда — непростая, но решаемая задача. Но стоит отметить, что действия по повышению эффективности должны быть системными и комплексными, тогда они дадут устойчивый заметный результат.