Тайм-трекеры учета рабочего времени и контроля задач сотрудников

Что такое тайм-менеджмент

Тайм-менеджмент — это способы организации и оптимизации времени, которые помогают вовремя достигать поставленных целей, успевать задуманное, экономить ресурсы. Методы тайм-менеджмента строятся на трех компонентах: расстановка приоритетов, планирование, структурирование (как отслеживать решение задачи).

Существуют десятки практик и приложений тайм-менеджмента для повышения эффективности персонала. Например, установка сроков сдачи проекта, деление больших задач на этапы, использование техники Pomodoro, хронометраж.

Без контроля менеджеры рано или поздно перестанут искать новых клиентов, начнут продавать только тем, кто готов воспользоваться предложением прямо сейчас. Клиенты, с которыми нужно работать, отрабатывать возражения, рассказывать о преимуществах сделки будут закрываться как нецелевые. Компания из-за этого потеряет значительную часть потенциальных клиентов.

Методы отслеживания рабочего времени сотрудников

Любой работодатель хочет, чтобы его работники были продуктивными. Эффективные сотрудники улучшают атмосферу в коллективе, влияют на рост прибыли компании. Контроль рабочего времени помогает отслеживать действия персонала: когда люди приходят, уходят, чем заняты, какими программами пользуются. Получить эти сведения можно несколькими способами.

Видеонаблюдение. В любой момент можно посмотреть, чем заняты сотрудники, вовремя ли приходят на работу. Однако у этого метода есть ряд недостатков: слепые зоны у камеры; не всегда понятно, работает человек, копирует базу данных клиентов или раскладывает пасьянс.

Системы контроля и управления доступом (СКУД). обеспечивают доступ на территорию организации, фиксируют приход и уход сотрудников. СКУДы помогают отслеживать опоздания, но бесполезны для понимания, чем занят персонал.

Аудиозапись. Работодатель может прослушивать и записывать разговоры, ведущиеся по служебному телефону. Этот метод контроля эффективен для консультантов, менеджеров продаж, специалистов службы поддержки, других работников, которые часто общаются с клиентами по телефону. Прослушивание разговоров поможет понять как сотрудник строит общение, следует ли скриптам, сколько звонков совершает за день и как долго длится каждый из них.

GPS-трекеры. Популярная технология контроля персонала с разъездным характером работы. Контроль перемещений позволяет получить информацию о маршрутах, длительности поездок, эффективности логистики. Трекер может быть установлен в автомобиль или на служебный телефон.

Ежедневные отчеты. В конце дня сотрудники сдают отчеты с подробной информацией о проделанной работе: что было выполнено, сколько времени заняло. Также отчет может включать план на следующий день. Несмотря на доступность метода, он малоэффективен: люди могут преувеличивать время, затраченное на выполнение проекта, приписывать себе то, чего не делали.

Тайм-трекеры — один из удобных и эффективных инструментов учета рабочего времени на компьютере. Позволяет узнать, чем и как долго занимался сотрудник, какие задачи запланировал.

Что такое тайм-трекер

Тайм-трекер — программа для отслеживания времени, которое пользователь ПК тратит на работу, личные дела, перерывы. Часто тайм-трекеры используют при работе со специалистами с почасовой оплатой труда, удаленными сотрудниками.

Как работает тайм-трекер

Программы для учета рабочего времени сотрудников основаны на принципе измерения и записи времени, потраченного на разные виды деятельности. Трекеры могут отмечать начало и завершение работы, перерывы, реализованные задачи, сколько часов потребовало выполнение каждой из них.

Полученные данные хранятся в базе данных программы или в облаке. Многие трекеры предоставляют ежедневные отчеты. На их основе сотрудники могут скорректировать рабочие привычки, узнать, на что отвлекаются, рационально распределить нагрузку. Руководителю компании такая информация может пригодиться для разработки системы мотивации, корректировки бизнес-процессов, формирования кадрового состава. 

Преимущества и недостатки таймеров рабочего времени

У программ для контроля задач сотрудников есть ряд преимуществ:

Повышение эффективности труда. Оценив, сколько часов понадобилось на выполнение проекта, пользователи могут изменить подход к рабочему процессу, оптимизировать его.

Корректное управление проектами. Таймеры показывают, чем занимался сотрудник, сколько времени потребовало выполнение задач. Эти данные помогают лучше распределять ресурсы, оптимизировать бизнес-процессы, устанавливать корректные сроки реализации проектов.

Оптимизация начисления зарплат и премий. Программы учета рабочего времени показывают количество отработанных сотрудником часов. На основе этой информации можно рассчитывать премии, оплачивать труд почасовых работников, минимизируя споры и ошибки.

Несмотря на плюсы, тайм-трекеры нельзя назвать идеальным инструментом контроля персонала.

Главный недостаток программ учета рабочего времени — отсутствие гибких настроек под разные цели, профессии. Они подходят для рутинных однотипных дел, но бесполезны для специалистов творческих специальностей: дизайнеров, иллюстраторов, копирайтеров.

При использовании тайм-трекеров необходимо следить за сохранностью данных. ПО собирает и хранит информацию о рабочих процессах, продуктивности персонала, в отдельных случаях — данные клиентов, поэтому важно соблюдать правила информационной безопасности.

Для некоторых руководителей недостатком является необходимость соблюдать рабочую этику. Нужно учитывать возможные последствия использования программы для контроля задач сотрудников. Обязательно надо предупреждать персонал об установке ПО, не стремиться к тотальному контролю.

Важно! Если соблазн отслеживать каждое движение мышкой велик, помните, что это может испортить атмосферу в коллективе, привести к массовым увольнениям.

Зная о недостатках приложений для контроля времени, руководитель сможет их устранить, обеспечив грамотное использование трекеров в компании.

Российские программы для учета рабочего времени сотрудников

Staffcop

Фиксирует в автоматическом режиме все действия на компьютере, включение, выключение, сайт которые посещает сотрудник. Делает скриншоты во время работы, кейлоггер. Сильная аналитическая часть, различные срезы оценки эффективности, дашборды и графики как по одному сотруднику, так и по группе.  Оценивает эффективные и неэффективные действия работника. Формирует табель учёта времени. Перехватывает информацию о веб-сайтах, мессенджерах Whatsapp, Telegram, VK Работает фоново и не перегружает компьютеры. 

Shtab

Тайм-трекер с максимально прозрачными процессами. Доступны комнаты для командной работы, несколько вариантов отображения карточек, метки, статусы, сводные отчеты, файловое хранилище. В сервисе можно планировать проекты, отслеживать продуктивность сотрудников, рассчитывать зарплату.

Crocotime

Приложение для сбора информации об активности компьютера. Помогает повысить производительность, сбалансировать загруженность персонала. Формирует отчеты по отделам и сотрудникам, показывает активность в течение дня. С помощью функции тайм-трекинга можно посчитать количество часов, затраченных на реализацию проекта, оценить вклад каждого работника. Программа автоматически формирует табели учета рабочего времени, может интегрироваться с кадровыми системами.

Timetta (WorkPoint)

Программа для учета времени, управления трудовыми ресурсами, проектами компании. Учет отработанных часов реализован с помощью таймшитов. Есть функции управления проектами, создания счета, оценки себестоимости, затрат, выручки. Можно получить подробные финансовые отчеты по клиентам, проектам, этапам.

Kickidler

Система учета рабочего времени на компьютере и оценки продуктивности персонала. Собирает историю посещенных сайтов, ведет запись активности за ПК. Есть кейлоггер, возможность просмотра экранов пользователей. Программа отслеживает и мгновенно уведомляет руководителя о нарушениях (например, запуск запрещенной программы), защищает от утечек информации. Доступен скрытый режим работы.

Bitcop

Система оценки эффективности и мониторинга действий сотрудников. Оценивает активность и интенсивность труда, помогает выявить непродуктивных работников, собирает информацию о сайтах и программах, с которыми работал пользователь, позволяет делает скриншоты экранов по расписанию или в любой момент. Предоставляет отчеты о степени занятости, хронометражу дня. Систему можно интегрировать с корпоративной IP-телефонией, Skype, Zoom, бизнес-приложениями (1С, Microsoft Office), СКУД.

Российские тайм-трекеры

YouGile

Удобный инструмент для управления проектами, общения в команде. Работает по Agile-методу, можно добавлять неограниченное число проектов и досок, в каждой задаче есть чат. Дела можно помечать стикерами, доступен импорт проектов из Trello, CSV-файла. В программе гибкая система напоминаний, возможность установки таймера на конкретную задачу. Членам команды можно назначать разные уровни доступа.

Мегаплан

Программа для управления проектами с возможностью вести CRM. Помогает навести порядок в задачах, следить за их выполнением, планировать дела. Доступна диаграмма Ганта, распределение дел по пользователям. Программа напоминает о встречах, звонках, готовит подробные отчеты по сотрудникам, отделам, помогает автоматизировать бизнес-процессы. С помощью CRM можно актуализировать базу клиентов.

Weeek

Сервис для управления личным временем и командной работой, включает CRM. Позволяет работать с задачами в нескольких режимах отображения: доски, диаграмма Ганта, календарь, списки. Все процессы можно выстроить по Agile и Scrum. Программа помогает управлять большим количеством проектов, оценивает и фиксирует время, затраченное на решение задачи. На всех этапах доступны контроль прогресса, анализ эффективности. Weeek можно интегрировать с календарями Яндекс, Google, Apple.

Битрикс24

Онлайн-сервис с функциями CRM, планировщика, тайм-трекера. Собирает и обрабатывает информацию об отработанных часах. Доступны видеозвонки, мессенджер, можно выстроить эффективное взаимодействие с клиентами, сохранять в CRM контакты, переписку, аудиозаписи разговоров. Для управления проектами можно выбрать чек-листы, канбан-доску, списки, календарь или диаграмму Ганта.

Иностранные программы для учета рабочего времени сотрудников

Harvest

Англоязычный тайм-трекер для отслеживания занятости и продуктивности. Программа ведет учет рабочего времени, предоставляет отчеты и аналитику. Для каждого проекта руководитель может настроить разные уровни доступа. Информация о вкладе сотрудника сохраняется в карточке проекта. Там видно, сколько задач выполнено, какое количество часов на это ушло. Для сотрудников на почасовой оплате в Harvest можно сформировать чек, исходя из количества сделанной работы.

Time Doctor

Программа в автоматическом режиме ведет учет рабочего времени, есть функции управления задачами, создания счетов. Хорошее решение для командной работы. Сервис направлен на соблюдение work-life balance персонала: загруженность команды отражается на панели менеджера. Отслеженное время может быть представлено в виде отчета.

Wrike

Программа для командной работы. Позволяет создавать задачи и подзадачи, оценивать затраченное на их выполнение время, есть напоминания, общие календари, персональная панель задач, диаграмма Ганта. В программе можно обмениваться сообщениями, добавлять комментарии. Сервис легко адаптировать под требования команды.

Timely

Трекер-календарь для отслеживания времени работы над разными проектами. При любой активности пользователя автоматически включается функция тайм-трекинга, после завершения активности программа сохраняет информацию в календаре, помечая ее ярлыком и тегами. Система направлена на многозадачность, при работе с одним видом задач лучше выбрать другой продукт.

Toggl Track

Веб-сервис для отслеживания личной и командной активности. Подходит для повышения продуктивности, управления временем персонала. Можно настраивать права доступа, деактивировать пользователей, сформировать отчет. Сервис работает онлайн и офлайн, данные синхронизируются при подключении к интернету.

Clockify

Программа учета активности сотрудников за ПК, помогает оценивать эффективность персонала. В сервисе работает система приглашений через электронную почту. Можно добавлять проекты, редактировать существующие. Есть расширенный поиск по проектам, календарь, расписание, дашборд с продуктивностью пользователя. Clockify позволяет создавать сводные, детализированные отчеты, недельный отчет.

Иностранные тайм-трекеры

ClickUp

Сервис с широким ассортиментом инструментов тайм-менеджмента для индивидуального и группового использования. В приложении есть канбан-доски, диаграмма Ганта, календарь, заметки. Можно вести учет рабочего времени, устанавливать делам приоритет, общаться с коллегами в чатах, комментировать задачи.

Tomato Timers

Максимально простой онлайн-таймер, основанный на технике Pomodoro. Поддерживает английский и русский языки. В Tomato Timers можно добавлять дела, останавливать и возобновлять работу таймера, настраивать длину перерывов.

ActiveCollab

Онлайн-продукт для управления проектами, организации работы в команде. Помогает следить за выполнением задач, планировать дела, оценивать продуктивность, контролировать траты времени. Для дел можно установить приоритет, добавить подзадачи, комментировать ход выполнения, прикреплять материалы по проекту. Доступны командный календарь, доска Kanban, диаграмма Ганта, функция создания и отправки клиентам подробных счетов.

Pomofocus

Онлайн-таймер с минималистичным дизайном. Доступно добавление задач, настройка интервалов работы, есть короткий и длинный перерыв. По итогам дня таймер предоставляет отчет о работе.

PomoDone

Приложение на основе «помидорной» техники продуктивности. Есть автоматический счетчик времени, можно изменять настройки таймера, создавать задачи. Доступна интеграция с Todoist, Trello, Evernote, Asana. Расширение для Chrome может блокировать определенные сайты на период работы таймера.

Планирование загрузки в системах управления проектами

Trello

Облачный сервис управления проектами, работающий по принципам канбан-доски. Помогает распределить дела между сотрудниками, следить за статусом проекта, контролировать потраченное на его реализацию время, отслеживать дедлайны. Можно проводить голосование, автоматизировать часть процессов, повысить продуктивность. В Trello есть чек-листы, календарь, можно просматривать историю действий, писать комментарии, добавлять файлы, ставить метки.

Asana

Сервис управления проектами для личного использования, работы в команде. К задачам можно добавить описание, сроки выполнения, теги, прикрепить файлы. Для проектов доступны 2 режима отображения: список, доска канбан. У каждого сотрудника есть персональный дашборд, где видно список дел, их приоритетность, статистику активности. Asana можно интегрировать с Microsoft Teams, Gmail.

To-do менеджеры

Todoist

Классический To-do менеджер для ведения списка дел. Быстрое добавление дел с возможностью разделения на подзадачи, повторяющиеся сроки выполнения для регулярных задач, проекты можно разделить на личные, рабочие, командные и обсуждать в комментариях. Доступно создание отфильтрованных списков, настройка напоминаний, установка приоритетов.

Microsoft To Do

Планировщик дел, который поможет сосредоточиться на любом занятии. Microsoft To Do помогает спланировать день или неделю. Списки дел можно отправлять коллегам, близким. Задачи легко разбивать на подзадачи, можно устанавливать сроки, приоритеты, настраивать уведомления. Доступны десктопная, мобильная версии, интеграция приложения с задачами из Outlook.

TickTick

Кроссплатформенное приложение для планирования и организации дел. В TickTick можно настроить напоминания, уведомления, выбрать оформление интерфейса. Удобно работать с задачами: переносить на другой день, в любой список, настраивать регулярные задачи, добавлять подзадачи. Есть отдельные доски, канбан-доска как в Trello, заметки с функциями форматирования текста, встроенный таймер Pomodoro, календарь.

Заключение

Планировщики и сервисы мониторинга помогают повысить продуктивность, рационально использовать трудовые ресурсы, добиваться поставленных целей. Но если перестараться, инструменты будут отнимать больше полезного времени, чем экономить.