Учет рабочего времени: виды, способы, организация

Время, которое сотрудник тратит на выполнение своих должностных обязанностей, прописанных в трудовом договоре или в правилах внутреннего распорядка организации, называется рабочим. А также сверхурочная занятость, подпадающая под это определение. Продолжительность работы регулируют нормативные акты.

ВНИМАНИЕ! Это понятие закреплено в статье 91 Трудового кодекса Российской Федерации. Стандартная продолжительность трудового дня не должна превышать 40 часов в неделю. Любое увеличение нормы расценивается как переработка. Министерство труда и социальной защиты РФ определяет порядок исчисления нормы часов на определенные календарные периоды.

Виды учета рабочего времени

От корректного учета отработанных часов зависит правильность начисления заработной платы, а также оплата сверхурочных. Принимая во внимание производственные особенности, работодатель может выбрать подходящий вид контроля. Дополнительное согласование этого вопроса с вышестоящими инстанциями не требуется.

Принятое решение закрепляется в Правилах внутреннего трудового распорядка или в Положении о табельном учете рабочего времени предприятия.

Для каждого режима работы сотрудников подходят разные виды учета:

• поденный (ежедневно отмечается количество фактически отработанных часов);
• понедельный (сумма отработанных часов отмечается в конце каждой недели);
• суммированный (отработанное время помечается за определенный период).

Ежегодный производственный календарь – ориентир для контроля времени работы коллектива.

Справка. В общероссийском производственном календаре содержится информация о количестве часов работы в каждом месяце и квартале года, а также о нормах рабочего времени при полной и сокращенной трудовой недели. А также помечены государственные и профессиональные праздники, выходные и укороченные предпраздничные дни.

Способы учета рабочего времени

Как отмечалось выше, руководство предприятия должно принять решение какой именно способ выбрать. Иногда на практике применяют несколько вариантов.

Табели в таблицах Excel или Google документах. В табеле ежедневно отмечается явка сотрудника, особенности работы (дневная, ночная, сверхурочная и работа в выходные и праздничные дни), отпуск, отсутствие сотрудника на рабочем месте (с указанием причины).

Журналы контроля присутствия на входе. Как правило журнал учета находится у вахтера. В нем сотрудники проставляют время прихода/ухода и ставят подписи.

Видеонаблюдение и/или аудиозапись. Работодатели, стремящиеся контролировать качество работы, все чаще выбирают такой способ. Он полон противоречий, поскольку вносит напряжение в работу коллектива.

ВАЖНО! Устанавливать систему видеонаблюдения или аудиопрослушивания можно только при согласии сотрудников.

Программы бухгалтерского учета. С помощью специальных программ формируются учетные документы. Сервисы позволяют осуществлять эти процедуры гораздо быстрее. А также их использование снижает вероятность возникновения ошибок.

Контроллеры и карточки доступа. Во многих офисах устанавливают контроллеры. При входе и выходе из кабинета сотрудник прикладывает к нему карту, а программа фиксирует время.

CRM–системы. Современные CRM–системы имеют встроенные таймеры для фиксации общего времени работы и выполнения отдельных задач. Приходя на свое рабочее место, работник должен запустить таймер, а по окончании – выключить его.
Вначале сотрудники будут забывать об этих манипуляциях. И это станет проблемой при начислении заработной платы.

Специальные программы тайм-трекеры. Тайм-трекеры устанавливаются на компьютеры сотрудников без их согласия. Специальная программа фиксирует включение и выключение компьютера и через определенные временные промежутки делает скриншоты рабочего стола.

Также на непрерывных производствах составляют график, чтобы не превысить нормальную продолжительность отработанного времени. В него заносят не только запланированные часы труда, но и информацию о длительности отпусков и отсутствии сотрудника на месте работы (больничный или другая причина).

Какой бывает учет рабочего времени

Закон обязывает руководство предприятия определять какой тип контроля отработанного времени подойдет и выбрать удобный из предложенных вариантов:

Поденный учет рабочего времени.

Такой метод применяют в организациях с 5-дневной рабочей неделей. Для большинства предприятий это стандартный режим работы. В этом случае в документах фиксируют:

• часы прихода и ухода;
• обязательные часы ежедневной отработки;
• перерывы/обеды;
• переработку.

Оплата сверхурочной работы согласуется с сотрудником. По желанию которого предоставят денежную выплату, оплачиваемые отгулы или дополнительные дни к отпуску.

Понедельный учет.

Его используют на предприятиях с ненормированным графиком работы (неравномерным распределением рабочих часов по различным дням календарной недели).

Отработанное время фиксируют посуточно. Суммарное количество часов подсчитывается за неделю. Сверхурочное время также отмечается. Отчеты для начисления заработной платы сдаются в бухгалтерию еженедельно.

Суммированный учет.

Для ведения суммированного учета необходимо следовать следующим правилам:

• определить продолжительность учетного периода;
• установить норму часов, которую необходимо отработать за определенный период;
• составить график, который поможет вести точный учет времени и не допустит случайных переработок;
• ввести порядок определения и оплаты сверхурочного времени, работу в выходные/праздничные дни.

Продолжительность трудового дня может быть разной. Многие организации используют режим работы, выходящий за привычный 8-часовой рабочий день. Как правило, это предприятия общественного питания, здравоохранения, торговли и транспорт.

При таком методе отчетный период может быть увеличен до месяца, квартала или даже года. Фактически отработанное время должно совпадать с нормой, указанной в производственном календаре. Недоработки компенсируются за счет переработок. Период отчетности выбирает глава компании.

Справка. Для работников с вредными условиями труда нельзя выбрать учетный период более трех месяцев.

Кто должен вести учет

Автоматически обязанность за uchet rabochego vremeni (учет рабочего времени) независимо от того, кто за него отвечает, ложится на руководителя предприятия.

Ответственного за ведение учета назначают приказом директора. В небольшой компании этим вопросом занимается один человек. На крупном предприятии учет ведут руководители отделов и подразделений или специальные сотрудники-учетчики.

Отвечающий за учет сотрудник обязан фиксировать фактическое время присутствия работников и вносить его в табель. Также он обязан проверять наличие и подлинность документов, подтверждающих отсутствие сотрудника на рабочем месте. В конце месяца должностное лицо закрывает табель, подписывает и передает его в бухгалтерию. Срок сдачи документов фиксируется в приказе.

Основным документом для решения спорного вопроса оплаты труда является табель. В случае некорректного учета времени работы руководство организации понесет наказание, предусмотренное ст. 5.27.1 Кодекса об административных правонарушениях.

ВНИМАНИЕ! Все должностные лица в обязательном порядке должны быть ознакомлены с приказом об их назначении.

Формы учета рабочего времени

Формы учета под каждую категорию сотрудников определяет работодатель. Различным категориям полагается разная продолжительность трудового дня. Она бывает:

• Нормальная. 40 часов в неделю. Эта норма закреплена в ТК РФ;
• Сокращенная. Устанавливается по заявлению от беременных женщин и лиц с ограниченной трудоспособностью, которое руководитель не сможет оспорить. Также на сокращенный трудовой день имеют право несовершеннолетние, оно прописывается в Трудовом договоре;
• Неполный трудовой день устанавливается по соглашению сторон, например, в случае совместительства.

Отработанные часы вносят в табели. До 2013 года организации должны были следовать государственным стандартам. Теперь есть возможность разрабатывать собственные шаблоны. Но, формы табелей, разработанные Госкомстатом РФ (Постановление № 1 от 05.01.2004) настолько удобны, что ими продолжают пользоваться. Учетный табель по форме Т-12 заполняется вручную. Форма Т-13 составляется с помощью специальной автоматической программы регистрации учетных показателей.

Организация учета рабочего времени

Регулярная регистрация рабочего времени важен для укрепления трудовой дисциплины и выявления снижения доходности компании. Контроль помогает избегать авралов и повысить эффективность работы предприятия в целом. Благодаря рациональному использованию рабочих часов растет продуктивность каждого сотрудника и сокращаются незапланированные расходы.

В рамках российского законодательства учет рабочего времени должны вести на каждом предприятии. К вопросу стоит относиться ответственно, так как пренебрежение законом может дорого обойтись компании. В случае его нарушения на руководство предприятия налагается административное взыскание.