Учет рабочего времени в командировке: как правильно оформлять и учитывать часы работы сотрудников

• Командировка с точки зрения трудового законодательства
• Как учитывать рабочее время в командировке
• Работа в выходные и праздничные дни
• Сверхурочная работа и ночные смены
• Больничный в командировке
• Ошибки при учете рабочего времени в командировке
• Выводы

Командировка с точки зрения трудового законодательства

Согласно Трудовому кодексу Российской Федерации (статья 166 ТК РФ), командировка — это поездка сотрудника по распоряжению работодателя в другую местность для выполнения служебного задания вне места постоянной работы. При этом сотрудник остается в штате организации, а время пребывания в командировке засчитывается в его рабочий стаж.

Основные документы, регулирующие командировки:

• Трудовой кодекс РФ;
• Постановление Правительства РФ № 749 от 13.10.2008 «О гарантиях и компенсациях при служебных командировках»;
• Локальные акты организации (положения о командировках, коллективные договоры и внутренние регламенты).

Как учитывать рабочее время в командировке

Табель учета рабочего времени

Время пребывания сотрудника в командировке отражается в табеле учета рабочего времени с помощью кодов:

• «К» или «06» — дни нахождения в командировке;
• «РВ» или «03» — если сотрудник привлекался к работе в выходной день;
• «Н» — если работа велась в ночное время.

Рабочее время равно стандартному рабочему дню

В общем случае продолжительность рабочего дня сотрудника в командировке соответствует его обычному графику. Если в организации установлена 40-часовая рабочая неделя с пятидневным графиком по 8 часов в день, то такой же режим сохраняется и во время поездки в целях табелирования сотрудника.

Если сотрудник работает с 9:00 до 18:00 с часовым перерывом на обед, в командировке он также выполняет свои обязанности в это время.

Время в пути

Проезд до места командировки и обратно также учитывается в рабочем времени. Если сотрудник отправляется в командировку в свой выходной день, он имеет право на компенсацию — либо дополнительный день отдыха, либо оплату сверхурочных часов в двойном размере.

Например, время в пути из Москвы в Санкт-Петербург на поезде (ночной рейс) может считаться рабочим, если сотрудник выполняет рабочие задания (например, готовит отчеты, проводит переговоры по телефону и т. д.).

Если поездка связана только с перемещением, а работа не выполнялась, этот период не засчитывается в рабочее время.

Работа в выходные и праздничные дни

Работа в выходные и праздничные дни во время командировки требует особого оформления. Если сотрудник вынужден работать в такие дни, ему предоставляется либо компенсация в виде дополнительного выходного, либо двойная оплата.

Если работник в выходные дни, находясь в командировке отдыхал, надо платить суточные.

Чтобы оформить работу в выходные дни в командировке, нужно:

1. Оформить приказ работодателя о привлечении сотрудника к работе в выходной день.
2. Получить письменное согласие сотрудника на переработку, за исключением случаев, когда работа в выходные обусловлена производственной необходимостью).
3. Отметить такие дни в табеле учета рабочего времени как «РВ».

Сверхурочная работа и ночные смены

Если сотрудник вынужден работать сверхурочно, работодатель обязан компенсировать переработку.

Сверхурочная работа (работа свыше 40 часов в неделю) оплачивается в повышенном размере:

• первые два часа — в 1,5-кратном размере;
• последующие часы — в 2-кратном размере

Ночная работа (с 22:00 до 6:00) оплачивается с надбавкой не менее 20% к тарифной ставке.

Больничный в командировке

Если сотрудник заболевает во время командировки, он обязан уведомить работодателя и оформить больничный лист. Дни болезни оплачиваются по правилам временной нетрудоспособности, а не как дни командировки.

Если сотрудник выздоравливает раньше окончания срока командировки, он обязан продолжить выполнение служебного задания.

Если болезнь затягивается, работодатель может принять решение о досрочном возвращении сотрудника.

Ошибки при учете рабочего времени в командировке

Некоторые организации допускают ошибки при учете рабочего времени командированных сотрудников. Среди них:

• отсутствие четкого регламента учета командировочного времени;
• неправильное оформление табеля учета рабочего времени;
• невыплата компенсаций за сверхурочную и ночную работу;
• некорректное оформление больничных листов во время командировки.

Чтобы избежать ошибок, важно:

• заранее разрабатывать и утверждать внутренние регламенты командировок;
• вести прозрачный учет рабочего времени;
• фиксировать переработки и компенсировать их в соответствии с законодательством.

Выводы

Учет рабочего времени сотрудников в командировке требует строгого соблюдения норм трудового законодательства и правильного документального оформления. Работодатель обязан учитывать время в пути, режим работы принимающей стороны, переработки и возможные больничные листы. Соблюдение всех правил позволяет избежать конфликтов с работниками и контролирующими органами, а также гарантирует справедливую оплату труда.

Работодателям рекомендуется использовать современные системы учета рабочего времени, чтобы автоматизировать процесс и минимизировать ошибки. Четкое документирование командировочных дней поможет избежать претензий со стороны сотрудников и обеспечит корректные расчеты зарплаты и компенсаций.