Анализ трудозатрат рабочего времени

• Показатели, исследуемые при анализе трудовых ресурсов
• Источники анализируемых данных
• Цель анализа трудовых ресурсов
• Методы измерения производительности труда
• Форма представления результатов анализа
• Заключение

Показатели, исследуемые при анализе трудовых ресурсов

Анализ эффективности рабочего времени — это не просто подсчет часов, проведенных на работе, а комплексный подход, который помогает понять, насколько эффективно сотрудники используют свое время и как это влияет на общую продуктивность компании. Для оценки используют несколько ключевых показателей.

Производительность труда — показывает, сколько товаров или услуг производится за определенное время. Чем больше этот показатель, тем эффективнее работают люди.

П = ОП / T, где:

ОП — объем выпущенной продукции. Может быть выражен в количестве единиц (штук, тонн, литров), в денежном эквиваленте (рубли, доллары) или в объеме оказанных услуг.
T — время, которое потребовалось для выполнения работы. Измеряется в человеко-часах или человеко-днях.

Пример: мастерская изготовила 500 деревянных стульев, затратив на это 100 человеко-часов. Производительность труда = 500 стульев / 100 человеко-часов = 5 стульев за человеко-час.

Выработка — показывает, сколько в среднем производит один сотрудник за определенный промежуток времени.

В = ОП / Ч, где:

ОП — объем произведенной продукции.
Ч — среднее количество сотрудников, работавших в этот период.

Пример: за месяц швейная фабрика выпустила 2000 платьев, и в среднем на производстве работало 40 человек. Средняя выработка = 2000 платьев / 40 человек = 50 платьев на одного сотрудника.

Примечание: в отличие от производительности труда, средняя выработка не учитывает время напрямую, а показывает средний результат на человека.

Трудоемкость — показывает, сколько времени нужно для производства одного товара или оказания одной услуги.

Тр = T / ОП, где:

T — время, потраченное на работу.
ОП — объем произведенной продукции.

Пример: на пошив 100 сумок ателье потратило 50 человеко-часов. Затраты времени на единицу продукции = 50 человеко-часов / 100 сумок = 0,5 человеко-часа на сумку.

Примечание: этот показатель обратно пропорционален производительности труда. Чем меньше времени требуется на единицу продукции, тем выше производительность.

При расчете учитывают:

• Длительность рабочего дня в часах;
• Среднесписочную численность штатных сотрудников;
• Фонд рабочего времени;
• Число дней, отработанных одним человеком за год;
• Работу сверх нормы.

Фонд рабочего времени — это общее количество часов за определенный период. Он бывает трех видов:

1. Календарный — это все дни в году с выходными и праздниками.

ФРВк = Дк * Чср, где:

Дк — количество календарных дней.
Чср — средняя численность сотрудников.

Пример: в небольшой компании работает 15 человек. Календарный ФРВ составит: 365 дней * 15 сотрудников = 5475 чел.дн, или 5475 чел.дн * 8 часов = 43 800 чел.час.

2. Табельный — общее рабочее время за вычетом праздников и выходных.

ФРВт = ФРВк − Праздники − Выходные

Пример: если из 365 дней вычесть 14 праздничных и 104 выходных, останется 247 рабочих дней. Табельный ФРВ будет равен 247 дней * 15 сотрудников = 3705 чел.дн, или 3705 * 8 часов = 29 640 чел.час.

3. Максимально возможный — рабочее время за вычетом праздников, выходных и отпусков.

ФРВрв = ФРВк − Праздники − Выходные − Отпуска

Пример: если из 247 рабочих дней вычесть в среднем 20 дней отпуска на каждого сотрудника, получится 227 дней. Реально возможный ФРВ будет равен 227 дней * 15 сотрудников = 3405 чел.дн, или 3405 * 8 часов = 27 240 чел.час.

Источники анализируемых данных

Чтобы понять, насколько эффективно используется рабочее время, нужно собрать информацию из разных источников.

1. Табели учета рабочего времени — официальные документы, в которых отмечены отработанные дни, больничные, отпуска или отсутствия по другим причинам.
2. Фотография рабочего дня — фиксируются все действия работника и время, которое он на них тратит. Например, сотрудник 1 час отвечал на письма, 3 часа работал над проектом и 15 минут разговаривал по телефону.
3. Данные электронного контроля — информация от специальных программ или датчиков, которые отслеживают активность сотрудников в режиме реального времени.
4. Отчеты о результатах работы — документы, которые показывают, насколько хорошо сотрудники справляются с поставленными задачами и планами. Например, отдел продаж выполнил план на 95%, а производственный цех перевыполнил план на 10%.
5. Статистика по персоналу — общая информация о персонале (образование, опыт работы, текучесть кадров и т. д.).
6. Кадровые документы — приказы и распоряжения, связанные с работой: прием на работу, увольнение, переводы, обучение и повышение квалификации. Например, приказ может сообщать о назначении сотрудника на новую должность или об отправке его на обучение.
7. Информация о потерях — данные о браке продукции, простоях оборудования, нехватке материалов и срыве сроков (из-за поломки станка цех простаивал 2 часа и выпустил на 5% меньше продукции).

Цель анализа трудовых ресурсов

Анализ рабочего времени учитывает не только фактически отработанное время, но и его потери: отпуска, больничные, сокращенные дни, простои из-за поломки оборудования, подготовительных работ, отсутствие электроэнергии и так далее.

Анализируя трудозатраты, можно:

1. Понять, как на самом деле используется рабочее время: есть ли переработки, когда сотрудники работают слишком много, или недоработки, когда они работают меньше, чем нужно.
2. Найти слабые места в рабочих процессах, которые мешают работе и снижают производительность. Узнать причины простоев и других факторов, мешающих работе.
3. Понять, как можно сделать так, чтобы люди работали лучше и быстрее. Например, если персонал тратит много времени на рутинные задачи, это может быть поводом для автоматизации.
4. Определить, сколько сотрудников нужно для выполнения определенной работы. Избегать ситуаций, когда людей слишком много и они «сидят без дела» или когда их слишком мало и они перегружены

Анализ рабочего времени помогает не просто следить за часами, а делать работу более эффективной и продуктивной.

Методы измерения производительности труда

Когда говорят о производительности труда, имеют в виду, как много работы делает один человек или группа людей за определенное время. Есть три способа ее рассчитать.

Натуральный метод

Суть метода заключается в измерении производительности в физических единицах (штуках, тоннах, литрах и т. д.). Например, количество произведенных деталей, добытого угля, испеченных пирогов или обслуженных клиентов.

Плюсы:

1. Простота и наглядность.
2. Легкость измерения и расчета.
3. Подходит для компаний, выпускающих однородную продукцию.

Минусы:

1. Сложности сравнения при разнородной продукции.
2. Не учитывает качество (можно сделать много брака).
3. Не всегда подходит для сферы услуг, где сложно измерить результат в штуках.

Трудовой метод

Производительность рассчитывается как отношение объема выполненной работы к затраченному рабочему времени. Например, сотрудники потратили 10 человеко-часов на одну деталь или 2 человеко-дня на одного клиента.

Плюсы:

1. Применимость к разным видам работ.
2. Оценка эффективности использования рабочего времени.
3. Помогает выявить проблемные места в процессах.

Минусы:

1. Не учитывает качество работы.
2. Не всегда отражает разницу между квалифицированным и неквалифицированным трудом (оба сотрудника могут работать одинаковое время, но с разным результатом).

Стоимостной метод

Измеряет производительность через стоимость произведенной продукции или услуг. Считаются не штуки или часы, а сколько денег компания заработала за определенный период.

Считают выручку — сколько денег компания получила от продажи товаров или услуг.
Затраты — сколько потратили на производство (зарплата, материалы, аренда и т. д.).
Результат — выручка (или прибыль) делится на количество работников или затраченное время.

Плюсы:

1. Хорошо показывает общий результат работы компании.
2. Учитывает качество продукции или услуг (хорошее качество можно продать дороже).
3. Подходит для сравнения разных видов деятельности.

Минусы:

1. Зависит от рыночных цен, которые могут меняться.
2. Не всегда показывает реальную производительность (например, компания может продавать много, но с небольшой прибылью из-за больших затрат).
3. На показатели влияют внешние факторы (например, экономическая ситуация).

Выбор метода измерения производительности труда зависит от конкретной ситуации, вида деятельности и целей компании. Для более точной оценки методы можно комбинировать.

Форма представления результатов анализа

Для анализа трудозатрат недостаточно просто рассчитать показатели, их нужно представить наглядно и сравнить. Для этого используют таблицы или специальные программы.

Таблицы для анализа трудозатрат

В строки таблицы вносят информацию:

• сколько человек работало в компании в конкретный период;
• сколько компания заработала (прибыль или убыток в рублях) или объем производства, валовая стоимость, средняя зарплата сотрудников;
• объем каждого вида продукции (например, сколько столов, стульев и т. д.).

В столбцах сравнивают сведения за разные периоды, отклонения факта от плана.

В таблицу вносят данные всех сотрудников, включая производственный и административный персонал.

Для оценки кадрового потенциала составляют таблицу среднегодового распределения рабочих дней. За основу берут сведения из ежегодного производственного календаря России. В таблицу вносят:

• общее количество дней и часов в году, включая праздничные и предпраздничные дни;
• количество дней, когда сотрудники не работали из-за отпуска, болезни, простоя или прогулов;
• разница между максимально возможным ФРВ и количеством невыходов на работу по разным причинам (явный ФРВ);
• разница между явным ФРВ и количеством простоев в течение рабочего дня; продолжительность рабочего дня;
• сверхурочные часы.

Для каждого из этих пунктов записывают запланированные и фактические данные и сравнивают, как показатели отличаются друг от друга для каждого сотрудника и для всего коллектива.

Анализируя таблицы, можно понять, где теряется время, возникают простои, откуда берутся переработки, кто часто болеет или уходит в отпуск. На основе этих данных можно скорректировать режим работы, улучшить дисциплину и пересмотреть штат сотрудников.

Заключение

Анализ эффективности использования трудовых ресурсов — важный инструмент, который помогает управлять персоналом и повышать производительность компании. Он помогает выявить проблемные места, найти пути решения и сделать работу компании более продуктивной и прибыльной.