4. Анализ и интерпретация отчётов

StaffCop
Анализ и интерпретация отчётов

Нами было рассмотрено, какие отчёты по учёту рабочего времени позволяет получить StaffCop Enterprise, как их настроить, как выгрузить для дальнейшего использования. В данном раз-деле мы проанализируем полученные отчёты и покажем, какую информацию из них можно извлечь. Порядок отчётов соответствует описаниям в разделе №3.

Таблица

 Илл.15-1. Отчёт «Таблица для нескольких сотрудников»

Таблица состоит из 11 колонок и содержит столько строк, сколько пользователей было выбрано при генерации отчёта (один пользователь – это особый случай, он будет рассмотрен ниже).

  • Пользователь
  • В этой колонке указывается полное имя пользователя в том виде, как оно введено в его профиле.

  • Начало
  • Зафиксированное время первого действия пользователя в период, указанный в заголовке отчёта. Обычно это время входа пользователя в систему (login).

  • Окончание
  • Зафиксированное время последнего действия пользователя в период, указанный в заголовке отчёта. Обычно это время выхода пользователя из системы (logout).

  • Общее время
  • Время работы пользователя, рассчитываемое как разница между временем окончания и временем начала.

  • Активное
  • Время любой (полной) активности на рабочей станции пользователя за сутки.

  • Простой
  • Суммарное время простоя, т.е. время, когда никакие действия пользователем не выполнялись. Время рассчитывается в рамках «Общего времени», т.е. простой засчитывается только между первым и последним событием в сутках.

  • Опоздание
  • Время опоздания, т.е. смещение времени первого зафиксированного действия пользователя по отношении к времени начала рабочего дня. Определяется правильно только в том случае, если назначение расписания пользователя выполнено так, что соответствует реальному графику работы.

  • Сверхурочные
  • Суммарное продуктивное время, выходящее за рамки рабочего времени. Определяется правильно только в том случае, если назначение расписания пользователя выполнено так, что соответствует реальному графику работы.

  • Продуктивное
  • Суммарное время продуктивной работы, т.е. то время, когда пользователь работал с ресурсами (сайты, приложения), имеющими категорию «Продуктивно» или «Премиально».

  • Непродуктивное
  • Суммарное время непродуктивной работы, т.е. то время, когда пользователь работал с ресурсами (сайты, приложения), имеющими категорию «Непродуктивно».

  • Нейтральное
  • Суммарное время работы пользователя с ресурсами, имеющими категорию «Нейтрально».

    Если считать, что рабочее расписание сотрудников настроено так, что соответствует реальному графику работы, то по отчёту, показанному на илл.15-1., можно сделать следующие выводы:

    Самое большое время работы с непродуктивными ресурсами у Пользователя 9. Пользователи 1, 5, 6, 7, 10 и 11 вообще не работали с непродуктивными ресурсами. Вообще, на работе пользователи в основном занимаются работой;

    Самое большое время работы с продуктивными ресурсами у Пользователя 5;

    Дисциплина в отделе – «хуже не придумаешь». Опоздали на работу все пользователи, кроме Пользователей 7 и 9. Минимальное опоздание у Пользователя № 5 – 40 минут;

    «Чемпион по сверхурочной работе» - Пользователь № 9 (почти 5 часов);

    Пользователь 6, скорее всего, находится в отпуске и заехал на работу по каким-то другим делам, потому что время начала и окончания работы очень близки.

    Если отчёт «Таблица» строится по одному пользователю, то он имеет совершенно другой вид. Для улучшения восприятия отчёт «разрезан» на несколько частей (илл.15-2а-г).

     Илл.15-2а. Табличная часть отчёта «Таблица» для одного пользователя

    Табличная часть отчёта «Таблица», сформированная для одного пользователя, в точности повторяет строку таблицы отчёта для нескольких пользователей. Колонки следуют в том же порядке.

    Графическая часть состоит из трёх частей (илл.15-2б-г).

    Первая часть показывает продуктивность работу пользователя и то, какие ресурсы сколько в процентном соотношении занимают, а также сколько времени пользователь работал с этим ресурсом в часах-минутах-секундах (илл.15-2б).

     Илл.15-2б. Графическая часть: продуктивность работы пользо-вателя Из илл.15-2б можно сделать вывод, что основную часть времени пользователь работал с корпоративными ресурсами, приложениями для удалённого доступа и офисными приложениями.

    Вторая графическая часть показывает, какие приложения пользователь использовал в своей работе, с указанием времени в часах-минутах-секундах и в процентном отношении.

     Илл.15-2в. Графическая часть: Топ приложений Из илл.15-2в видно, что наибольшую часть времени пользователь работал с браузером Opera, на втором месте – приложение для удалённого доступа TeamViewer, на третьем – приложение для работы с 1С Битрикс, на четвёртом – Проводник Windows, на пятом – клиент для работы с IP-телефонией. Игр в списке приложений нет, а значит, пользователь практически всё время уделял продуктивной работе. Третья, и последняя, графическая часть отчёта «Таблица» посвящена сайтам, посещённым пользователем (илл.15-2г). Илл.15-2г. Графическая часть: Топ сайтов

    Из илл.15-2г видно, что основное время пользователь находился на сайтах bitrix24.ru и staffcop.su. На третьем месте – поисковая система google.com. Далее следуют корпоративный сайт staffcop.ru и локальные ресурсы, следовательно, практически всё время пользователь посвятил работе.

    Ленточный график

    Ленточный график показывает данные из предыдущего отчёта в привязке к разбиению по часам в сутках. Он также состоит из трёх частей: совокупного графика (илл.15-3а) и графиков продуктивности (илл.15-3б), «Топ приложений» (илл.15-3в) и «Топ сайтов» (илл.15-3г).

    Полоски на графике означают наличие активности (время активности). Цвет – тип деятельности: зелёный – продуктивная/премиальная, красный – непродуктивная, серый – нейтральная. Полоска разного цвета или высоты означает совмещение в пятиминутный промежуток времени различных типов деятельности и интенсивность работы за 5 минут.

    Илл.15-3а. Совокупный график

    Из совокупного графика видно, что основное время работы сотрудника – с 10:00 до 20:00, причём в основном эта деятельность была продуктивной (зелёный цвет). Незначительное время после 11:00 было нейтральным, между 11:30 и 12:00, между 12:15 и 12:45 – простой. Отмечена также продуктивная деятельность между 23:00 и 23:45.

    График продуктивности содержит разбиение по ресурсам (илл.15-3б):

    Илл.15-3б. Продуктивные и непродуктивные ресурсы: разбие-ние по часам (изображение сдвинуто, чтобы был виден заголовок графика)

    Из илл.15-3б видно, что единственный доступ к непродуктивному ресурсу (новостные ресурсы) был утром, между 10 и 11 часами. Работа после 23:00 была строго продуктивной. Также можно увидеть, какие ресурсы в какое время использовались.

    График использования приложений содержит разбиение использования приложений по часам рабочего дня (илл.153в).

    Илл.153в. Приложения: разбиение по часам (изображение сдвинуто, чтобы был виден заголовок графика)

    Из илл.153в видно, что пользователь подключался с помощью TeamViewer около 10:45, около 15:45 и между 16:15-16:30, а также после 18:45. В основном пользователь работал в браузере Opera.

    График посещения сайтов представлен на илл.153г.

    Илл.153г. Посещение сайтов: разбиение по часам (изображение сдвинуто, чтобы был виден заголовок графика)

    На илл.153г показано посещение сайтов пользователем в разбиении по часам суток. Показано, какие сайты в какое время посещались. Очевидно, что наиболее часто посещался сайт bitrix24.ru, на втором месте – сайт корпоративных ресурсов staffcop.su. Таким образом, основное время пользователь посвящал работе: единственный не связанный с работой домен – tayga.info посещался в течние 10 секунд – время, которого хватит только для того, чтобы прочесть заголовки новостей.

    Комбинированный отчёт

    Комбинированный отчёт представляет собой совокупность ленточного графика и таблицы, поэтому отдельно его комментировать смысла нет. Анализ и интерпретация результатов «Комбинированного отчёта» точно такие же, как и отдельно в «Ленточном графике» и «Таблице».

    Пример полного «Комбинированного отчёта» привезён на илл.154.

    Илл.154. Комбинированный отчёт

    Очевидно, что после того, как изучены анализ и интерпретация отчётов «Ленточный график» и «Таблица», проанализировать «Комбинированный отчёт» не составит труда.

    Отчёт по активности за период

    Отчёт позволяет отобразить суммарную информацию за выбранный период времени, без разбиения по дням. Интерпретация отчёта не представляет сложности, так как идентична интерпретации отчёта «Таблица».

    Активное время за период

    Отчёт «Активное время за период» показывает время активности пользователей и время простоя по отношению к плановому времени (времени рабочего дня).

    Поскольку названия отделов и имена пользователей в целях неразглашения информации затёрты, присвоим отделам условные названия по цвету закраски: «тёмно-серый», «светло-серый», «оранжевый», «розовый» и «синий». Суммарные данные по отделам показаны в фиолетовой рамке, рядом – число сотрудников, работающих в отделе.

    Пример отчёта показан на илл.155.

    Илл.155. Отчёт «Активное время за период»

    Мы видим, что единственный сотрудник «светло-серого» отдела потратил на работу не только всё плановое время, но и работал больше: у него переработка. А вот сотрудник «оранжевого» отдела большую часть рабочего времени провёл не за компьютером: это не значит, что он бездельничал – возможно, это был плановый выезд к клиенту или заказчику. То же самое можно сказать и о сотруднике № 6 «розового» отдела. Сотрудник № 2 «синего» отдела также больше половины рабочего дня провёл не за компьютером.

    Зато в том же «розовом» отделе велико число тех сотрудников, которые провели за компьютером больше планового времени, соответственно, у всего отдела есть переработка. А вот насколько действительно эта переработка продуктивна – нам покажет отчёт «Продуктивность за период», который будет рассмотрен ниже.

    Как количественно (в часах-минутах-секундах), так и качественно (в процентах) информацию об активном времени сотрудников можно получить из таблицы, которая находится справа от графиков.

    Следует отметить, что наиболее точным этот отчёт будет в том случае, если для всех пользователей настроены календарь и расписания, соответствующие реальным графикам их работы.

    Отчёт «Продуктивное время по отделам»

    Отчёт «Продуктивное время по отделам» очень похож на предыдущий отчёт «Активное вре-мя за период», но предоставляет разбиение активного времени сотрудников на продуктивное, непродуктивное и нейтральное, при этом давая суммарную информацию по отделам, что позволяет выяснить эффективность работы не только сотрудников, но и отделов в целом.

    Пример отчёта представлен на илл.156. Цветовые обозначения отделов такие же, как и на илл.155.

    Илл.156. Отчёт «Продуктивное время по отделам»

    Из этого отчёта видно, что в трёх отделах – «светло-сером», «оранжевом» и «синем» - сотрудники вообще не пользовались ресурсами, отнесёнными к категории «непродуктивные».

    В «розовом» отделе есть «ударник» - сотрудник, данные о котором отображены в первой строке: у него наибольший процент продуктивных ресурсов от полного времени активности (почти 95%). Вторым по эффективности является сотрудник № 5 в «тёмно-сером» отделе – у него процент продуктивной деятельности чуть более 90%. В «розовом» отделе работает сотрудник, у которого самый большой процент использования непродуктивных ресурсов (почти 1/5 всего времени активности).

    Если сравнивать отделы, в которых работают больше двух сотрудников, то можно заметить, что «тёмно-серый» отдел имеет больше продуктивной работы, нежели «розовый». И тем не менее, главный «лентяй» фирмы работает именно в «тёмно-сером» отделе: это сотрудник № 4, у него наименьший процент времени посвящён продуктивной деятельности.

    Если анализировать работу отделов в целом, то наиболее продуктивной является работа «светло-серого» и «синего» отделов – там наибольший процент продуктивной деятельности.

    Количественные показатели можно извлечь из таблицы, которая находится справа от графиков – там указан процент продуктивной/непродуктивной/нейтральной деятельности от общей суммы активного времени, и эти же показатели указаны в часах-минутах-секундах.

    Следует отметить, что наиболее точным этот отчёт будет в том случае, если для всех пользо-вателей настроены календарь и расписания, соответствующие реальным графикам их работы.

    Топ непродуктивности по отделам

    Отчёт «Топ непродуктивности по отделам» показывает непродуктивную работу сотрудников по отделам. Лучше всего анализировать отчёт, когда он выгружен в формате Excel. Кроме этого, из отчёта можно почерпнуть ещё немало полезной информации. Отчёт представлен на илл.15-7.

    Илл.15-7. Отчёт «Топ непродуктивности по отделам»

    На илл.15-7 представлен отчёт, сформированный по двум отделам: Отделу 1 и Отделу 2. Первое, что бросается в глаза – время активности, отмеченной как «Непродуктивно», в Отделе 1 намного больше, чем в Отделе 2: больше 3 часов против 37 минут. Основной вклад в непродуктив Отдела 1 внёс Пользователь 1, у которого почти 2 часа 10 минут непродуктивного времени. У «лидера непродуктивности Отдела 2» – Пользователя 9 – набралось чуть больше 22 минут.

    При этом непродуктивная деятельность «лидеров» принципиально разная: если Пользователь 1 посвятил время развлекательным ресурсам, то Пользователь 9 – не корпоративным чатам. И если администратор безопасности опытен – то отныне больше внимания он станет уделять Пользователю 9, так как неизвестно, о чём он беседовал в этих чатах. А если Пользователь 1 смотрел демотиваторы на «Пикабу» - да и ладно; а через не корпоративные чаты может произойти утечка информации.

    Обратимся к колонке 1 («Компьютер»). Мы увидим, что в сети у нас есть компьютеры, входящие в разные домены: domain1.com, domain2.local, а есть компьютеры, вообще не входящие в домен – компьютеры, имена которых начинаются с DESKTOP. Поскольку данные по профилям рабочих станций собираются на самих локальных рабочих станциях (это делает агент, а потом передаёт на сервер эту информацию), информации в таблице можно доверять. Соответственно, мы видим, что в организации используются несколько доменов, а также рабочие станции, не входящие в домен – и по всем ним агенты StaffCop успешно собирают информацию.

    Имя рабочей станции PC007.domain2.local встречается в этой колонке дважды. А пользователи – разные. Следует выяснить у начальника отдела, в котором установлена эта рабочая станция – действительно ли разрешается разным пользователям садиться по очереди за один компьютер, соответствует ли это регламенту работы?

    Последнее, на что стоит обратить внимание, это колонка «Должность». Она заполнена не у всех сотрудников. Учитывая, что сервер StaffCop Enterprise должен быть подключён к домену, следует выяснить – почему не заполнены профили пользователей? Это упущение системного администратора, отвечающего за домен, или администратора безопасности, отвечающего за работу сервера StaffCop Enterprise?

    Таким образом, мы видим, что внимательный анализ такого в общем-то простого отчёта, как «Топ непродуктивности по отделам», может поставить перед руководителем вопросы, которые, на первый взгляд, далеки от темы отчёта. Тем не менее, пренебрежение ими может повлиять на информационную безопасность компании.

    Учёт ранних уходов и приходов

    Как уже обсуждалось в разделе №3, этот отчёт будет содержать достоверную информацию только в том случае, если всем сотрудникам назначены расписания, соответствующие их реальным графикам работы, включая обеденные перерывы. В противном случае этот отчёт информативным не будет.

    Илл.15-8. Отчёт «Учёт ранних уходов и приходов»

    На илл.15-8 показана часть отчёта, сформированного на 1 день. Значения в колонках интуитивно понятны, и интерпретация данных отчёта сложностей вызывать не должна.

    Отчёт по опозданиям

    Отчёт по опозданиям состоит из двух частей: наглядного графического и табличного.

    Илл.15-9а. Графическая часть «Отчёта по опозданиям»

    На илл.15-9а представлена графическая часть отчёта, полученного за период с 30 марта по 5 апреля. Исходя из того, что отчёт показывает максимальное количество опозданий – 6, в компании, для руководства которой сформирован этот отчёт, суббота считается рабочим днём. И есть сотрудник, который опоздал все 6 дней рабочей недели (фамилии сотрудников закрашены).

    В левой части – приводится количество опозданий сотрудников (топ 10) с указанием полных имён. В правой – суммарное количество времени опозданий в часах-минутах-секундах, тоже с указанием полных имён. В верхней части – полное рабочее время за указанный период и суммарное время опозданий.

    Табличная часть «Отчёта по опозданиям» приведена на илл.15-9б.

    Илл.15-9б. Табличная часть «Отчёта по опозданиям»

    Таблица упорядочена по фамилиям сотрудников, однако это можно изменить перед выгрузкой, нажимая соответствующие кнопки в заголовке таблицы перед выгрузкой отчёта. Назначение колонок интуитивно понятно из их заголовков, обсуждалось ранее и дополнительных разъяснений не требует.

    Сводный отчёт

    Сводный отчёт содержит совокупную информацию об опозданиях, активности и продуктивности/ непродуктивности работы сотрудников. Его целесообразно формировать за достаточно длительный период.

    Отчёт будет актуален, если в режиме удалённой работы требуется строгое соблюдение сотрудниками рабочего графика.

    Отчёт состоит их двух частей: графической и табличной. В свою очередь, графическая часть состоит из трёх частей: сведения об опозданиях (илл.15-10а), сведения об активности (илл.15-10б), сведения о продуктивности (илл.15-10в). Табличная часть отчёта представлена на илл.15-10г.

    Илл.15-10а. Графическая часть отчёта «Сводный отчёт»: сведения об опозданиях

    Эта часть отчёта полностью совпадает с графической частью «Отчёта по опозданиям».

    Илл.15-10б. Графическая часть отчёта «Сводный отчёт»: сведения об активности

    Эта часть отчёта показывает суммарное время активности пользователей за заданный при формировании отчёта период, выделяя 10 самых активных и 10 самых неактивных пользователей.

    Илл.15-10в. Графическая часть отчёта «Сводный отчёт»: сведения о продуктивности

    Эта часть отчёта показывает суммарное время продуктивной и непродуктивной работы пользователей за заданный при формировании отчёта период, выделяя 10 пользователей, которые активнее всех пользовались ресурсами категорий «Продуктивно» и «Премиально», и 10 пользователей, которые активнее всех пользовались ресурсами категорий «Непродуктивно».

    Табличная часть отчёта показывает количественные данные о работе пользователей (илл.15-10г).

    Илл.15-10г. Табличная часть отчёта «Сводный отчёт» (фрагмент)

    Табличная часть отчёта содержит информацию об общем времени работы пользователя, показывает, сколько из него было активного времени, сколько времени простоя, отображается продуктивное и непродуктивное время, количество опозданий и общее время опозданий.

    Данная информация будет достоверной только в том случае, если у всех пользователей корректно настроен календарь и им присвоены расписания, соответствующие реальным графикам работы сотрудников.

    Группа отчётов «Табели»

    Группа отчётов «Табели» представляет собой группу стандартных регламентированных отчётов за месяц, используемых в бухгалтерии и отделах кадров для начисления заработной платы. Их чтение не вызывает трудностей, поэтому просто приведём примеры фрагментов трёх отчётов из группы отчётов «Табели»:

    Табель рабочего времени (илл.15-11а) – основной отчёт для бухгалтерии и отдела кадров;

    Табель активного времени (илл.15-11б) – отчёт по активному времени;

    Табель использования принтера (илл.15-111в) – показывает активность использования принтеров.

    Илл.15-11а-в. Табели (фрагменты): рабочего времени, активного времени и использования принтеров