3. Построение отчётов по учёту рабочего времени в программном комплексе StaffCop Enterprise.

StaffCop
Построение отчётов по учёту рабочего времени в программном комплексе StaffCop Enterprise

В первых двух разделах были рассмотрены настройка конфигурации агента Staffcop Enterprise для учёта рабочего времени, настройка календаря, рабочих расписаний и работа с политиками, которые обрабатывают события, имеющие отношения к учёту рабочего времени.

Изначально предполагается, что календарь и все рабочие расписания сотрудников настроены так, как сотрудники работают на самом деле – в противном случае точных отчётов по учёту рабочего времени построить не получится.

Автор статьи особо отмечает, что в этом разделе не будут рассматриваться вопросы анализа и интерпретации получаемых отчётов – этот раздел описывает только формирование отчётов и их выгрузку. Анализу и интерпретации отчётов посвящён целый раздел статьи - № 4.

Задание периода времени построения отчётов

Все отчёты строятся за период времени, который установлен в веб-интерфейсе (илл.12.1, выделен зелёной рамкой, серыми прямоугольниками на дальнейших иллюстрациях закрыты персональные данные пользователей):

Илл.12.1. Период времени, за который будут строиться отчёты

Поэтому перед построением любого отчёта (в том числе и по учёту рабочего времени) прежде всего необходимо установить период, за который будет формироваться отчёт, если это не оговорено дополнительно.

Для выбора периода времени нужно кликнуть на любое место в строке периода времени. Откроется календарь задания периода времени (илл.12.2):

Илл.12.2. Календарь задания периода времени

Задать период времени можно самыми различными способами, но самый простой – это выбрать нужный предопределённый период времени из левой колонки. Можно также ввести даты начала и окончания периода времени в соответствующие окна или отметить даты кликом мышки.

После выбора периода времени в таблице событий будут отображены события за указанный период времени, и можно переходить к формированию отчётов учёта рабочего времени.

Для простоты восприятия в примерах формирования отчётов (если это не указано дополнительно) будет выбран вчерашний день, так как данные за него уже собраны и не могут пополняться (естественно, если не считать задержки выгрузки с агентов, которые не были подключены к серверу, а сохраняли информацию локально). Отчёт будет формироваться на выбранном ОДНОМ или ДВУХ пользователях, если это не указано дополнительно, и выгружаться в формате изображения или электронной таблицы формата Excel – так проще показывать и разбирать сам отчёт (как уже говорилось выше, анализу и интерпретации сформированных отчётов посвящён раздел № 4).

Формирование отчётов из меню базового дашборда

В меню базового дашборда есть пункты для формирования отчётов по учёту рабочего времени (илл.12.3) – это пункты меню «Учёт времени». Рассмотрим каждый из этих пунктов, но не в том порядке, в котором они представлены в меню, а от простого – к сложному.

Все отчёты будут нами не только формироваться, но и выгружаться, потому что:

Просматривать отчёт в окне веб-интерфейса не всегда удобно;

Выгруженный отчёт можно включить в любой другой отчёт, отправить по электронной почте и т.д.

Наконец, в разделе № 4 будет описаны анализ и интерпретация всех сформированных отчётов.

 Илл.12.3. Пункты меню построения отчётов по учёту рабочего времени

Таблица

Самый простой отчёт по учёту рабочего времени – это «Таблица». Она формируется по-разному, в зависимости от того, выбран один сотрудник или несколько (или ничего не выбрано).

Если ничего не выбрано или выбрано несколько сотрудников, то строится обычная таблица с указанием только времени, потраченного сотрудниками (илл.12-4а):

Илл.12-4а. Таблица рабочего времени, построенная для всех сотрудников

Таблица показывает в часах и минутах, сколько времени в течение дня на что было потрачено сотрудником, без детализации. Теперь выберем какого-либо пользователя в конструкторе. Отчёт будет перестроен (илл.12.4б):

Илл.12.4б. Сформированный отчёт «Таблица» для одного сотрудника на определённую дату и для определённого пользователя

Выгрузим построенные нами отчёты с помощью кнопки «Выгрузка отчётов» (обозначена на илл.12.4а оранжевым цветом) в формате Excel и изображения. Изображение будет сохранено в формате PNG.

Если отчёт «Таблица» формировался для одного сотрудника, то он содержит сведения о работе сотрудника в табличном виде, а также разбивку по ресурсам с указанием в процентах и часах-минутах-секундах, каким ресурсом сотрудник пользовался.

При наведении указателя мыши на имя ресурса (в примере – «Приложения для удалённого доступа») появляется дополнительное всплывающее меню, которое позволяет либо просмотреть факты, соответствующие строке отчёта, либо включить дополнительный фильтр по ресурсу (илл.12.5). При выборе дополнительного фильтра по ресурсу формируется новый отчёт, который также можно выгрузить аналогично предыдущему.

Илл.12.5. Сформированный отчёт «Таблица»

Ленточный график

Как уже говорилось ранее, зелёным цветом обозначается работа пользователя с категориями ресурсов «Премиально» и «Продуктивно», серым – «Нейтрально», красным – «Непродуктивно» и «Инцидент».

Ленточный график представляет собой наглядное представление работы пользователя за весь день с разбивкой по часам (илл.12.6).

Илл.12.6. Сформированный отчёт «Ленточный график»

Ленточный график также может быть выгружен в формат изображения.

Комбинированный отчёт

Комбинированный отчёт является совокупностью ленточного графика и таблицы (илл.12.7, отчёт сдвинут вправо, чтобы было видно и ленточный график, и таблицу):

Илл.12.7. Комбинированный отчёт

Комбинированный отчёт также может быть выгружен в любом удобном для дальнейшего использования формате (PNG-изображения, HTML-файла, таблицы в формате Excel).

Отчёт по активности за период

Отчёт по активности за период очень похож на отчёт «Таблица». Отличий два:

Отчёт «Таблица» даёт разбиение по дням, а «Отчёт по активности за период» – только суммарные значения;

В отчёте по активности за период можно сворачивать и разворачивать элементы отчёта, нажимая на кнопки «+» и «-» у групп отчёта (илл.12.8а-в).

Илл.12-8а-в. Отчёт по активности пользователей за период

Отчёт по активности пользователей за период также может быть выгружен в удобном для дальнейшего использования формате. Следует отметить, что в изображение выгружается отчёт точно в таком же виде, как он представлен в окне формирования: если группа данных отчёта свёрнута (напротив неё стоит знак «+»), то свёрнута она будет и в выгруженном изображении.

Продуктивное время по отделам

Отчёт «Продуктивное время по отделам» отражает суммарное продуктивное (зелёный цвет)/непродуктивное (красный цвет)/нейтральное (серый цвет) время работы пользователей от времени общей активности пользователя. Отчёт одновременно является и качественным, и количественным – т.е. показывает наглядно и долю в процентах различного времени, и выполняет точный подсчёт времени (часы-минуты-секунды). Отчёт может формироваться для одного пользователя, но нагляднее он становится тогда, когда для формирования берутся данные нескольких пользователей: в этом случае отчёт выполняет группировку по отделам, и сразу становится ясно, какой отдел содержит наибольшее число «ударников», а какой – «лентяев».

Наиболее наглядный вид имеет отчёт в том случае, если не задавать вообще никаких фильтров: тогда отчёт соберёт информацию по всем сотрудникам и по всем отделам за указанный период.

Отчёт формируется в виде отделов, внутри каждого отдела информация «свёрнута». Каждый отдел можно развернуть, нажав на кнопку в виде маленького треугольника напротив названия отдела, чтобы увидеть список сотрудников (число сотрудников показывается после названия отдела).

Этот отчёт может корректно формироваться только в том случае, если у пользователей правильно заполнены данные профиля. Данные профиля пользователей могут быть введены вручную, а могут быть загружены из Active Directory. Подробнее о профилях пользователей и загрузке данных из Active Directory можно прочитать в официальной документации по StaffCop Enterprise.

Илл.12-9. Отчёт «Продуктивное время по отделам». Списки отделов «свёрнуты»

Отчёт «Продуктивное время по отделам» в формат изображения также выгружается в точно таком же виде, как и предыдущие отчёты, имеющие группировку данных. Для того чтобы выгрузились все данные отчёта, нужно раскрыть все «свёрнутые» списки.

Активное время по отделам

Отчёт «Активное время по отделам» похож на предыдущий отчёт, но отображает суммарное активное и неактивное время пользователей на рабочих местах за выбранный период времени по отношению к плановому. Плановым является время, указанное в расписании, назначенном пользователю, отделу или компьютеру.

Этот отчёт можно назвать ещё «Дисциплинарным отчётом»: он показывает, насколько сотрудники соблюдают рабочий график в часах-минутах-секундах.

Илл.12-10. Отчёт «Активное время по отделам». Списки отделов «свёрнуты»

Отчёт «Активное время по отделам» в формат изображения также выгружается в точно таком же виде, как и предыдущие отчёты, имеющие группировку данных. Для того чтобы выгрузились все данные отчёта, нужно развернуть все «свёрнутые» списки.

Топ непродуктивности по отделам

Отчёт «Топ непродуктивности по отделам» формируется тогда, когда надо собрать информацию о непродуктивной деятельности сотрудников. Отчёт представляет собой форму табличного вида, в которой представлены данные за указанный период для выбранных отделов (если отделы не выбираются, отчёт формируется по всем отделам).

Отчёт будет корректно сформирован только тогда, когда у всех сотрудников в профилях установлено значение поля «Отдел». Это можно сделать вручную, отредактировав профили, а можно загрузить данные из Active Directory (для этого нужно подключить сервер StaffCop Enterprise к AD).

Илл.12-11. Топ непродуктивности по отделам за выбранный период

Учёт ранних уходов и приходов

Отчёт «Учёт ранних уходов и приходов» формируется тогда, когда надо получить информа-цию о несоблюдении сотрудниками рабочего расписания. Он не особо актуален при работе в удалённом режиме, за исключением тех случаев, когда даже при работе в удалённом режиме требуется строгое соблюдение сотрудниками графика рабочего времени.

Отчёт содержит корректную информацию только тогда, когда для всех сотрудников настроен календарь и им назначены расписания, соответствующие реальным графикам работы.

Илл.12-12. Отчёт «Учёт ранних уходов и приходов»

Отчёт формируется в табличном виде, поэтому наиболее наглядной будет его выгрузка в формат Excel, хотя можно выгружать и в формате изображения.

Данные в отчёте можно упорядочивать по возрастанию или убыванию, нажимая кнопки сортировки около каждого заголовка колонок таблицы.

Отчёт по опозданиям

Отчёт по опозданиям целесообразно формировать за достаточно длительный период. Он по-казывает количество опозданий сотрудников и суммарное время их опозданий (илл.12-13).

Отчёт не особо актуален при работе в удалённом режиме, за исключением тех случаев, когда даже при работе в удалённом режиме требуется строгое соблюдение сотрудниками графика рабочего времени.

Данные в отчёте можно упорядочивать по возрастанию или убыванию, нажимая кнопки сортировки около каждого заголовка колонок таблицы.

Илл.12-13. «Отчёт по опозданиям»

Сводный отчёт

>

Сводный отчёт содержит совокупную информацию об опозданиях, активности и продуктивности/ непродуктивности работы сотрудников, выделяя тех, кто имеет наивысшие показатели (своеобразный «Топ по категориям». Его целесообразно формировать за достаточно длительный период.

Отчёт будет актуален, если в режиме удалённой работы требуется строгое соблюдение сотрудниками рабочего графика.

Илл.12-14а.б. «Сводный отчёт»

Данные в таблице, входящей в «Сводный отчёт», можно упорядочивать по возрастанию или убыванию, нажимая кнопки сортировки около каждого заголовка колонок таблицы.

Группа отчётов «Табели»

Группа отчётов «Табели» включает в себя четыре отчёта стандартного формата:

Табель рабочего времени;

Табель активного времени;

Табель отсутствия на рабочем месте;

Табель использования принтера.

Все табели формируются по месяцам, указание периода времени (см.илл.12.1) на эту группу отчётов влияет косвенно: если период времени захватывает какой-либо месяц – табель за этот месяц строится. Табели можно формировать как по отдельным сотрудникам (группам сотрудников), так и по отделам.

Все отчёты имеют одинаковый формат, меняется только их наполнение: табель рабочего времени (илл.12-15а) содержит информацию о рабочем времени сотрудников, табель активного времени (илл.12-15б) содержит информацию об активном времени сотрудников, табель отсутствия на рабочем месте – информацию об отсутствии на рабочем месте (при правильном заполнении календаря), а табель использования принтера (илл.12-15в) содержит информацию о количестве заданий, направленных сотрудниками на печать.

Илл.12-15а-в. Группа отчётов «Табели». Табель отсутствия на рабочем месте не показан

Отчёты из группы «Табели» можно выгружать в любом формате, но наиболее удобным является формат Excel. Их можно также выгружать в формате изображения, для того чтобы потом вставить это изображение, например, в документ Microsoft Word.

Отчёты по учёту рабочего времени в группе «Системные фильтры»

Нами было рассмотрено построение отчётов из пунктов меню базового дашборда. Кроме этих пунктов меню, существует возможность построения отчётов из группы «Системные фильтры» (илл.13-1).

Илл.13-1. Отчёты по учёту рабочего времени в группе «Системные фильтры»

Отчёты в папке «Эффективность» в основном эквивалентны отчётам, находящимся в пунктах меню «Учёт времени», хоть и некоторые из них имеют другие названия. Приведём таблицу соот-ветствия имён отчётов в папке «Эффективность» отчётам в меню «Учёт времени» (табл.1.).

Табл.1 Отчёт в группе «Системные фильтры. Эффективность» Отчёт в меню «Учёт времени» Активное время по отделам Активное время по отделам Продуктивное время по отделам Продуктивное время по отделам Общий отчёт по рабочему времени Комбинированный отчёт Сводный отчёт по продуктивности Сводный отчёт Отчёт по опозданиям Отчёт по опозданиям Статистика за период (*) АНАЛОГА НЕТ Статистика по дням АНАЛОГА НЕТ (отчёт является детализированным вариантом отчёта «Статистика за период») Табель использования принтера Табели -> Табель использования принтера Табель учёта рабочего времени Табели -> Табель рабочего времени (*) Отчёты, не относящиеся к учёту рабочего времени

Преимущество работы с отчётами в группе системных фильтров в том, что можно настроить отправку всех рассмотренных отчётов в автоматическом режиме по электронной почте. Механизм настройки одинаков для всех отчётов, более того, он абсолютно аналогичен настройкам отправки уведомлений о срабатывании политик (см.раздел №2 этой статьи). Тем не менее, рассмотрим настройку автоматической рассылки отчёта из группы УРВ на примере отчёта «Активное время по отделам». Для этого наведём мышку на название отчёта и кликнем по появившемуся справа символу «шестерёнка». Откроется панель задания параметров отчёта (илл.12-17, экран «обрезан»):

Илл.13-2. Панель настройки отчёта «Активное время по отделам»

Вкладка «Уведомления» содержит настройки автоматической отправки отчёта по электронной почте (илл.13-3, экран «обрезан»):

Илл.13-3. Вкладка «Уведомления» настроек автоматической отправки отчёта

При включении флажка «Отображать и отправлять уведомления о новых событиях» можно будет отредактировать список адресов для отправки и шаблон письма точно так же, как это описано для политик в Разделе №2.

Дополнительная возможность – отправлять PDF-отчёт, при этом можно настроить периодичность отправки (см.илл.13-4, экран «обрезан»):

Илл.13-4. Настройка периодичности отправки отчёта

Назначение флажков «Разделить по пользователям», «Отправлять только если есть данные», «Сохранять отчёт на диск» интуитивно понятно и дополнительных комментариев не требует.

Вкладка «Фильтр» абсолютно такая же, как и в панели настройки политик (см.Раздел №2 статьи), поэтому повторно рассматривать её смысла не имеет.

Настроив ежемесячное автоматическое формирование табелей, можно значительно облегчить жизнь сотрудникам отдела кадров.

Группа отчётов «Системные фильтры-Продуктивность»

Папка группы отчётов «Системные фильтры-Продуктивность» содержит две подпапки: «Продуктивность» и «Непродуктивность». Содержимое этих подпапок одинаковое, каждая содержит три отчёта (илл.14-1):

Топ пользователей;

Ленточный график;

По категориям.

Илл.14-1. Группа отчётов «Системные фильтры-Продуктивность»

Более того, одинаковыми являются не только сами отчёты, но и все настройки. Отличаются только данные, по которым строятся отчёты: отчёты в папке «Продуктивность» работают с выборкой продуктивной активности, отчёты в папке «Непродуктивность» работают с выборкой непродуктивной активности. Поэтому достаточно рассмотреть одну группу отчётов, чтобы понять, как работают все отчёты. Мы будем рассматривать группу «Непродуктивность», так как данных явно будет меньше, и можно будет наглядно их посмотреть.

Перед тем как строить отчёты – выберем период времени «Текущая неделя».

Топ пользователей

Отчёт «Топ пользователей» отображает список пользователей, работавших непродуктивно, в порядке убывания количества событий (илл.14-2):

Илл.14-2. Отчёт «Топ пользователей» папки «Непродуктивность»

Нажав на иконку «Шестерёнка» (около названия отчёта, см.илл.14-2), можно выполнить настройку отчёта так, как говорилось выше (настроить периодическую отправку отчёта по электронной почте, установить фильтры и т.д.). Все эти настройки аналогичны рассмотренным ранее.

Видно, что отчёт сформирован по измерению «Пользователь». Это не всегда удобно, поэтому можно изменить измерение, кликнув мышью по кнопке текущего измерения (выделено зелёной рамкой на илл.14.2): откроется меню выбора измерений (такое же, как в Конструкторе), и можно выбрать то измерение, которое нужно (илл.14-3а). Очевидно, что при изменении измерения отчёт будет корректно сформирован только в том случае, если поля в профилях пользователей заполнены правильно.

Илл.14-3. Выбор измерения для построения отчёта «Топ пользователей»

Можно также добавить измерение, кликнув на иконку «+» рядом с текущим измерением (ря-дом с зелёной рамкой, илл.14-2). Откроется меню измерений, такое же, как в конструкторе, и можно добавить то, которое нужно (илл.14-4а). После добавления измерения «Основной домен» будет показано разбиение категорий по ресурсам. Наведя указатель мышки на соответствующий сектор, мы увидим, на какие конкретно непродуктивные ресурсы заходил каждый пользователь (илл.14-4б):

Илл.14-4а,б. Добавление измерений в отчёт «Топ пользователей»

Отчёт «Топ пользователей» может быть выгружен в изображение для дальнейшего анализа и изучения.

Ленточный график

Отчёт «Ленточный график» в этой группе полностью аналогичен отчёту «Комбинированный отчёт», формируемому из меню «Учёт времени», с той лишь разницей, что на данные, обрабатываемые отчётом, накладывается фильтр «Продуктив» (если отчёт находится в папке «Продуктивная деятельность» или «Непродуктив/Инцидент» (если отчёт находится в папке «Непродуктивная деятельность»). Мы рассматриваем, как уже говорилось выше, непродуктивную деятельность сотрудников.

Данный отчёт строится за период, указанный пользователем (см.илл.12-1).

Илл.14-5. Отчёт «Ленточный график» из группы «Системные фильтры»

Нажав на иконку «Шестерёнка» справа от имени отчёта, можно выполнить настройки отчёта, как уже говорилось выше. Также отчёт может быт выгружен в любом удобном формате.

Отчёт «По категориям»

Отчёт «По категориям» показывает, какие из непродуктивных категорий чаще встречались в списке событий (илл.14-6).

Илл.14-6. Отчёт «По категориям» из группы «Системные фильтры»

Изначально отчёт показывает время активности пользователей на ресурсе. Справа в верхней строке есть кнопка (отмечено на илл.14-6 оранжевой рамкой), которая позволяет изменить это отображение, например, на количество событий (илл.14-7а,б).

Илл.14-7а,б. Изменение отображения информации в отчёте с времени активности на количество событий

Данный отчёт может быть интересен в разрезе, например, доменов (для последующей блокировки). Для этого можно добавить измерение таким же способом, как это описано выше. Получится следующая картина (илл.14-8):

Илл.14-8. Отчёт «По категориям» из группы «Системные фильтры» с добавлением измерения «Основной домен»

Нажав на иконку «Шестерёнка» справа от имени отчёта, можно выполнить настройки отчёта, как уже говорилось выше. Также отчёт может быт выгружен в любом удобном формате.

Нами были рассмотрены все возможности по формированию и выгрузке отчётов по учёту рабочего времени. Следующий раздел посвящён анализу и интерпретации этих отчётов с точки зрения руководства предприятия.