Как повысить эффективность работы сотрудников



Дмитрий Кандыбович, генеральный директор StaffCop

О повышении эффективности работы сотрудников написано невероятно много статей и книг. В них говорится о мотивации, обучении, компетенциях, профессионализме, личностных качества и многом другом. Я же сегодня хочу рассказать о другой стороне работы с персоналом — контроле.

Я думаю многим руководителям знакома ситуация «Кот из дома — мыши в пляс», когда начальник уходит в отпуск или уезжает в командировку, а подчиненные «расслабляются» и не выполняют свои прямые задачи, перекладывая различные дела на следующую неделю. Увеличивается количество перекуров, опозданий, люди предпочитают уходить пораньше, ведь начальство все равно не видит.

Как быть уверенным, что сотрудники работают, а не бездельничают без надзора начальника? Как контролировать опоздания, перекуры, уход с работы раньше времени? Как фиксировать непродуктивное время, когда работники бесконечно пьют кофе и занимаются личными делами на рабочем месте?

Безусловно коллеги из HR-департаментов найдут ответы на эти вопросы, но я, как профессионал с большим опытом в ИТ-сфере, в первую очередь в качестве решения использую систему мониторинга — программный комплекс, обеспечивающий анализ деятельности персонала.

Как система мониторинга помогает решать вышеобозначенные вопросы? Расскажу по порядку. На каждый компьютер в компании устанавливается программа — агент, собирающий и передающий информацию на сервер. На сервере информация обрабатывается и формируется в виде наглядных отчетов, которые может посмотреть и проанализировать руководитель. Система мониторинга фиксирует начало и окончание рабочего дня, время простоя ПК, чем именно занимается сотрудник на рабочем месте: какие программы использует, какие сайты посещает, какие файлы создает, изменяет или отправляет по электронной почте, на сайты, в облако.

Как повысить эффективность работы сотрудников

Представим себе ситуацию: вы — руководитель, видите как ваши сотрудники сидят в open-office за компьютерами и работают. Руководитель отдела продаж совещается с коллегами в переговорке, два менеджера по продажам уехали на встречу с клиентом, офис-менеджер ушла на обед, а маркетолог сегодня на конференции, остальные за своими рабочими местами. С виду все по плану, но давайте откроем отчет системы мониторинга и посмотрим что же происходит на самом деле. Во-первых, все встречи с клиентами или любые мероприятия должны быть запланированы в календаре. Во-вторых, система мониторинга интегрирована в ИТ-инфраструктуру и видит, что отсутствие на рабочем месте связано с теми или иными событиями в календаре, если в календаре нет событий, то фиксируется время простоя, отсутствие на рабочем месте, которое требует объяснительной. Итак, может оказаться, что совещание — это просто болтовня за чашкой кофе, один из менеджеров действительно уехал к клиенту, а второй решает в рабочее время свои личные дела, например повез машину на ТО. Офис-менеджер задерживается на обеде уже 20 минут, а маркетолог должен был во второй половине дня вернуться с конференции, но он решил не возвращаться в офис. А еще двое сотрудников имеют систематические опоздания более чем на 30 минут.

А теперь посчитайте сколько часов рабочего времени прошло впустую, а вы заплатили за эти часы своим сотрудникам зарплату. Делайте выводы. Но я хочу обратить внимание руководителей, не нужно рассматривать систему мониторинга как некое карательное решение, чтобы поймать сотрудника за бездельем. Отчет о продуктивности работы позволит вам увидеть узкие места и проанализировать почему так происходит.

Во-первых, известите своих сотрудников, что в компании теперь используется система мониторинга. Вы увидите повышение качества трудовой дисциплины просто потому, что сотрудники в курсе. Они уже не будут так легко убегать домой пораньше или халатно относиться к опозданиям, ведь они знают, что все инциденты фиксируются. Сотрудники более ответственно начнут относиться к планированию своего рабочего времени, меньше сидеть на развлекательных сайтах, потому что будут знать — система все фиксирует.

Во-вторых, проанализируйте отчеты. Возможно с кем-то из сотрудников стоит поговорить и перенести рабочее время с 10 до 19, либо с 8 до 17 — сотрудник живет далеко и в час пик просто застревает в пробках и систематически опаздывает, либо старается пораньше убежать с работы, чтобы не попасть в пробку. Проанализируйте сколько времени сотрудники проводят на непрофильных развлекательных сайтах и просто заблокируйте их — система мониторинга обладает таким функционалом.

В-третьих, предотвращайте инциденты. Система фиксирует все действия с файлами — если кто-то захочет украсть базу клиентов, вы об этом узнаете. Если кто-то ищет работу, вы увидите это по посещенным сайтам, либо по ключевым словам, которые будут зафиксированы из переписок в личной почте или мессенджере с рабочего компьютера. И конечно застрахуйте себя от противоправных действий сотрудников, например серых схем работы с заказчиками — об этом тоже можно судить по содержанию переписок или отправке важных файлов с рабочего компьютера.

Итак, подведу итог. Система мониторинга обеспечивает анализ деятельности персонала, защищает от внутренних угроз, возникающих в результате действий сотрудников за рабочим компьютером, позволяет контролировать бизнес-процессы и контролировать эффективности работы работников, предупреждает возможную утечку данных. Системы мониторинга используют компании различных уровней, как малый бизнес до 30 человек, так и многотысячные холдинги. Сейчас системы мониторинга стали активно использоваться в государственных органах, где они решают не только вопросы трудовой дисциплины, но и вопросы безопасности, например в рамках антикоррупционного закона.

Система мониторинга и контроля персонала — один из важных инструментов повышения продуктивности работы сотрудников.

Наверх ↑